Å starte egen bedrift er absolutt en stor utfordring, og et av de vanligste problemene gründere møter er en ubetalt faktura fra en klient. Vi tror ofte feilaktig at vi rett og slett kan betrakte det som et tap, utstede en kreditnota og få tilbake mva. Hvordan skal saken løses etter kunsten?
Grunnleggende om mva
Merverdiavgift, det vil si merverdiavgift, er et gebyr du som næringsdrivende må kreve ved salg av varer eller tjenester. Denne avgiften må du betale til Skatteetaten annenhver måned, uavhengig av om kunden faktisk har betalt deg. Hvis du ikke mottar betaling fra en kunde før utgangen av skatteåret, behandles fakturaen du sendte fortsatt som inntekt.
I ekstreme tilfeller kan det ta over ett år å få dekket alle påløpte kostnader.
Når kan en faktura anses som et visst tap?
Bare i visse tilfeller kan en faktura føres i regnskapet som et visst tap og innbetalt merverdiavgift kan kreves tilbake. Disse reglene er nedfelt i FSFIN § 6-2-1 og lyder som følger:
- Mislykket forsøk på å inndrive gjelden gjennom inkasso,
- Til tross for tre ringninger, etter seks måneder, har kunden fortsatt ikke betalt fakturaen,
- Selskapet du utstedte en faktura til har slått konkurs,
- Det ble bekreftet at det konkursrammede selskapet ikke hadde noen eiendeler og ingen midler til å betale tilbake gjelden,
- Den endelige vurderingen tilsier at inkasso er umulig.
Hvis et selskap frivillig bestemmer seg for å stenge, er det et seks ukers vindu for kreditorer til å fremme krav slik at selskapet kan gjøre opp gjelden før stenging.
Når en faktura kommer for sent, er det avgjørende å iverksette tiltak så raskt som mulig. Du kan sende første purring bare én dag etter betalingsfristen (eller 14 dager hvis du vil legge til gebyr). Du kan også sende inkassovarsel umiddelbart. Og hvis dette ikke fungerer, kan du til slutt ta saken til inkasso dersom du er redd for at du ikke skal få pengene tilbake.
Regnskapstap
Det skal understrekes at dette manglende betalingsevne gir deg rett til faktisk tap, ikke mangel på betalingsvilje.
Tapet er regnskapsført som en kostnad, ikke som en reduksjon i tidligere inntekt.
Når fakturaen er tapsført, vil tilbakebetalt merverdiavgift gjøres opp ved neste momsmelding. Du kan inkludere det tapte beløpet på selvangivelsen, slik at du slipper å betale skatt av det spesifikke beløpet.
Det er viktig å dokumentere hva som ligger til grunn for tapsføring. Dokumentasjonen skal spesifisere hva som ble gjort i forbindelse med inndrivelsen av gjelden. Disse vil for eksempel omfatte purringer, inkassosamtaler, korrespondanse dersom det var gjeldsforhandlinger eller andre brev dersom klienten gikk konkurs.
I en situasjon der en kunde protesterer mot en faktura, har vi å gjøre med et omtvistet krav. Det ble opprettet en egen oppføring om dette emnet https://mtagroup.interme.pl/roszczenia-sporne/
Hvorfor kan det ikke utstedes en kreditnota?
Kreditnota kan ikke brukes til å føre fakturaen som tap. Den brukes til å rette feil i fakturaer: beløp, dato, firmanavn, person- eller adresseopplysninger etc. eller situasjoner når du har avtalt med klienten at fakturaen ikke skal betales.
Når kan en kreditnota utstedes?
Feil fakturabeløp
Fakturabeløpet er høyere enn avtalt. Dette kan blant annet skyldes: fra flere stk/timer enn levert eller en pris pr stk/time høyere enn avtalt
Fakturaen oppfyller ikke de formelle kravene
Dersom lovkravene til innholdet i salgsdokumentet ikke er overholdt, skal det sendes en ny, korrekt faktura sammen med en kreditnota til den originale fakturaen.
Defekte eller skadede varer
Varene som leveres til kunden er defekte eller skadet
Komme tilbake
Kunden returnerer varer som han ikke ønsker å beholde, og selger plikter å ta imot varene
Rabatter
Selger gir rabatter og oppretter en kreditnota for å justere beløpet som skal betales av kunden
Kansellering av ordre
Dersom Kunden kansellerer bestillingen før varene eller tjenestene er levert, kan det utstedes en kreditnota for å refundere beløpet som er betalt til Kunden.
Husk at det å drive en bedrift medfører mange utfordringer, men å forstå grunnleggende økonomiske prinsipper vil hjelpe deg å ta de riktige avgjørelsene og opprettholde din bedrifts finansielle likviditet.
Hvis du tror du er i en lignende situasjon, men du er usikker på hva du skal gjøre, inviterer vi deg til konsultasjoner.
