Założenie własnej firmy to z pewnością duże wyzwanie, a jednym z najczęstszych problemów, z którymi mierzą się przedsiębiorcy, jest niezapłacona faktura przez klienta. Często mylnie sądzimy, że możemy po prostu uznać ją za stratę, wystawić kreditnotę i odzyskać podatek VAT. Jak sprawa powinna być rozwiązana zgodnie ze sztuką?

Podstawy VAT

VAT, czyli podatek od wartości dodanej, jest opłatą, którą jako przedsiębiorca musisz naliczyć podczas sprzedaży towaru lub usługi. Co dwa miesiące musisz przekazać ten podatek do Skatteetaten, niezależnie od tego, czy klient faktycznie ci zapłacił. Jeżeli nie otrzymasz zapłaty od klienta przed upływem roku podatkowego, wysłana przez ciebie faktura wciąż jest traktowana jako przychód.

W skrajnych przypadkach może minąć ponad rok, zanim odzyskasz wszystkie poniesione koszty.

Kiedy fakturę można uznać za pewną stratę?

Tylko w określonych przypadkach można wprowadzić w księgowości fakturę jako pewną stratę i odzyskać przy tym zapłacony VAT. Zasady te są określone w FSFIN § 6-2-1 i brzmią następująco:

• Nieudana próba ściągnięcia długu poprzez inkasso,
• Mimo trzech purringów, po upływie sześciu miesięcy, klient nadal nie opłacił faktury,
• Firma, której wystawiłeś fakturę, ogłosiła upadłość,
• Potwierdzono, że firma, która upadła nie posiada majątku i nie ma z czego spłacić długów,
• Ostateczna ocena wskazuje, że odzyskanie długu jest niemożliwe.

Jeśli firma dobrowolnie postanowi się zamknąć, w ciągu sześciu tygodni istnieje możliwość zgłaszania roszczeń przez wierzycieli, aby firma mogła uregulować długi przed zamknięciem.

W każdym przypadku, kiedy faktura jest opóźniona, kluczowe jest jak najszybsze podjęcie działań. Już dzień po opływie terminu płatności możesz wysłać pierwszy purring (lub 14 dni jeśli chcesz doliczyć gebyr). Możesz też wysłać od razu inkassovarsel. A jeśli to nie przynosi efektu, możesz ostatecznie kierować sprawę do inkasso jeżeli obawiasz się, że nie odzyskasz swoich pieniędzy.

Strata w księgowości

Należy podkreślić, że to brak zdolności do zapłaty upoważnia do rzeczywistej straty, a nie brak chęci do zapłaty.

Strata jest rozliczana w księgowości jako koszt, a nie jako zmniejszenie wcześniejszego dochodu.

Po zaksięgowaniu faktury jako straty, zwrócony VAT zostanie rozliczony przy następnej deklaracji VAT. Na zeznaniu podatkowym można uwzględnić straconą sumę, dzięki czemu nie będziesz musiał płacić podatku od tej konkretnej kwoty.

Ważne jest, aby udokumentować, co jest podstawą do zaksięgowania straty. Dokumentacja musi określać, co zostało zrobione w związku z dochodzeniem należności. Będą to na przykład wysyłane ponaglenia, wezwania do windykacji, korespondencja, jeśli były negocjacje w sprawie zadłużenia lub inne pisma jeśli klient zbankrutował.

W sytuacji, w której klient zgłasza sprzeciw wobec faktury, mamy do czynienia z tematem roszczeń spornych. W tym temacie powstał oddzielny wpis https://mtagroup.interme.pl/roszczenia-sporne/

Dlaczego nie można wystawić kreditnoty?

Kreditnota nie może być użyta do zaksięgowania faktury jako straty. Służy ona korygowaniu błędów w fakturach: kwoty, daty, nazwy firmy, danych osoby czy adresu, itp. lub sytuacji, gdy uzgodniłeś z klientem, że faktura nie musi być opłacona.

Kiedy można wystawić kreditnotę?

Nieprawidłowa kwota faktury

Kwota faktury jest wyższa niż uzgodniona. Może to wynikać m.in. z większej liczby sztuk / godzin niż dostarczona lub ceny za sztukę/godzinę wyższej niż uzgodniona

Faktura nie spełnia wymogów formalnych

Jeżeli nie były zachowane wymogi prawne dotyczące treści dokumentu sprzedaży, należy przesłać nową, prawidłową fakturę wraz z kreditnotą do faktury pierwotnej

Towar wadliwy lub uszkodzony

Towar dostarczony klientowi jest wadliwy lub uszkodzony

Zwrot towaru

Klient zwraca towar, którego nie chce zatrzymać, a sprzedawca ma obowiązek przyjąć towar

Rabaty

Sprzedawca udziela rabatów i tworzy kreditnotę w celu dostosowania kwoty do zapłaty przez klienta

Anulowanie zamówienia

Jeżeli Klient anuluje zamówienie przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi, może zostać wystawiona kreditnota w celu zwrotu klientowi zapłaconej kwoty.

Pamiętaj, że prowadzenie firmy wiąże się z wieloma wyzwaniami, ale rozumienie podstawowych zasad finansowych pomoże Ci podejmować właściwe decyzje i utrzymać płynność finansową firmy.

Jeżeli wydaje Ci się, że znalazłeś się w podobnej sytuacji, ale nie jesteś pewny jakie działania podjąć, zapraszamy na konsultacje.