Hva er personlig liste?

Dette er dokumentasjon på papir eller elektronisk form som viser arbeidstiden til alle ansatte i bedriften. Det gjelder også de som er leid og de som ikke får lønn. Den skal være tilgjengelig for eventuell inspeksjon i bedriftens arbeidstid. Plikten til å føre slike lister ble innført for å bekjempe ulovlig arbeid i bestemte bransjer.

Hvilke bransjer har plikt til å føre oppmøtelister?

• Restauranter (serveringssteder)
• Catering
• Skjønnhetssalonger, inkludert frisører
• Bilverksteder og bilkosmetikk

Alle bedrifter registrert i Brønnøysundregistrene som plikter å føre personliste kan bestille slike lister (bøker som skal fylles ut) gratis på:

https://www.skatteetaten.no/bedrift-og-organisasjon/arbeidsgiver/personalliste/

Unntak fra regelen

I noen tilfeller er det ikke påkrevd å føre en personlig liste i de ovennevnte bransjene hvis:

• en ektefelle eller ungdom opp til 16 år er ansatt og de er de eneste ansatte,
• hovedformålet med aktiviteten er å samle inn penger til for eksempel et orkester, organisasjon, band osv., og ikke en næringsvirksomhet,
• bare 25 % (eller mindre) av omsetningen kommer fra aktiviteter som krever oppmøte, og resten kommer fra f.eks. utleie,
• praktikanter ansettes for kortvarige, dokumenterte praksisplasser,
• tjenestene til andre selskaper brukes, for eksempel er spesialister som utfører renoveringsarbeid i en restaurant ikke forpliktet til å skrive seg på en personlig liste, de er bundet av en tidsliste som føres i deres bransje.

Hva skal oppmøtelisten inneholde?

• kronologisk oppstilling av sider og linjer
• navn og etternavn på den ansatte
• fast eller midlertidig personnummer (fødselsnummer eller D-nummer), evt. ansattkode tildelt i systemet som brukes
• arbeidets start- og sluttid

I tillegg kreves det at regnskapsdokumentasjonen inkluderer kopier av identitetsdokumentene til alle personer som er til stede på en gitt arbeidsplass.

Hva er kravene til manuelle lister (manuell personalliste)?

Personalliste er grunnlaget for å sjekke ansatte som er fysisk tilstede på arbeidsplassen og de som er oppført på denne listen. Det anbefales at fremmøtelisten er i form av en innbundet bok eller notatbok med nummererte sider. Hvis ansatte befinner seg på flere forskjellige steder, må du opprette en personlig liste på hver av disse stedene. Du bør føre en tabell med alle ansatte på én side og ikke opprette individuelle sider for individuelle ansatte.

Listen skal fylles ut fortløpende (start og slutt arbeid), hver medarbeiders linje for seg, under hverandre, uten å hoppe over linjer eller sider, eller fylle dem forover eller bakover. Den skal fylles ut med en penn (det er forbudt å bruke f.eks. blyant, da det er lett å viske ut).

Hva er kravene til elektroniske lister (elektronisk personalliste)?

I dette tilfellet, som ovenfor, må dataene fra den elektronisk genererte fremmøtelisten samsvare med den faktiske tilstedeværelsen av ansatte på arbeidsplassen.

Løsninger – det elektroniske systemet kan ikke tillate enkel redigering eller sletting av innlagte data. Så for eksempel kan det hende at individuelle magnetkort, Excel-ark, tabeller i redigeringsprogrammer, de der det er enkelt å gjøre endringer eller slette data, ikke er tilstrekkelig.

Vær oppmerksom på at for inspeksjoner må du skrive ut gjeldende liste. Derfor må det valgte programmet ha en enkel mulighet for å skrive ut dokumentet. Det er også tillatt at et slikt dokument genereres og presenteres på skjermen av den regnskapsansvarlige.

I tillegg bør den genererte filen være kronologisk og gjennomsiktig. Den bør inneholde alle nødvendige data på én enkelt side (eller flere sider for større selskaper). Det er viktig at det ikke er behov for å søke i systemet for hver enkelt ansatt separat.

Ingen oppmøteliste

Vi anbefaler å holde deg oppdatert på møtelister (personlige lister) dersom din bedrift er underlagt en slik forpliktelse. Dersom møtelister ikke føres eller de inneholder mangler og feil, er bedriften utsatt for økonomiske bøter. Det kan ilegges bot dersom virksomheten er stikkprøvekontrollert av relevante myndigheter (f.eks. Skatteetaten, Arbeidstilsynet).