Personallister – wszystko o listach obecności

Czym jest personalliste ?

Jest to dokumentacja w formie papierowej lub elektronicznej, obrazująca czas pracy wszystkich pracowników w firmie. Dotyczy również tych wynajmowanych oraz tych, którzy nie otrzymują pensji. Ma ona być dostępna do ewentualnej kontroli w godzinach pracy firmy. Obowiązek prowadzenia takich list został wprowadzony, aby zwalczyć nielegalne zatrudnienie w określonych branżach.

Jakie branże mają obowiązek prowadzenia list obecności­?

  • Restauracje (serveringssteder)
  • Catering
  • Salony urody, w tym fryzjerzy
  • Warsztaty samochodowe i kosmetyka samochodowa

Wszystkie firmy zarejestrowane w Brønnøysundregistrene, które mają obowiązek prowadzenia personalliste, mogą zamówić bezpłatnie takie listy (książki do wypełnienia) na stronie:

https://www.skatteetaten.no/bedrift-og-organisasjon/arbeidsgiver/personalliste/

Wyjątki od reguły

W pewnych przypadkach nie jest wymagane prowadzenie personalliste w wyżej wymienionych branżach, jeśli:

  • zatrudnia się współmałżonka lub młodzież do 16. roku życia i są oni jedynymi pracownikami,
  • głównym celem działalności jest zbiórka pieniędzy dla np. orkiestry, organizacji, zespołu itp., a nie działalność gospodarcza,
  • tylko 25 % (lub mniej) obrotu pochodzi z działalności z obowiązkiem list obecności, a reszta pochodzi np. z wynajmu,
  • zatrudnia się praktykantów na krótkoterminowy, udokumentowany staż,
  • korzysta się z usług innych firm, np. fachowcy prowadzący remont w restauracji nie mają obowiązku zapisywania się na personalliste, obowiązuje ich prowadzona w ich branży lista godzin (timeliste).

Co powinna zawierać lista obecności?

  • chronologiczny układ stron i linii
  • imię i nazwisko pracownika
  • numer personalny stały lub tymczasowy (fødselsnummer lub D-nummer), ewentualnie kod pracownika przypisany w stosowanym systemie
  • czas rozpoczęcia pracy oraz zakończenia

Dodatkowo wymagane jest, aby w dokumentacji księgowej były kopie dokumentów tożsamości wszystkich osób, znajdujących się w danym miejscu pracy.

Jakie są wymagania dla list wypełnianych manualnie (manuell personalliste)?

Personalliste jest podstawą do skontrolowania pracowników obecnych fizycznie w miejscu pracy i tych wpisanych na tę listę. Zaleca się, aby lista obecności miała formę zbindowanej książki lub notesu, z ponumerowanymi stronami. Jeśli pracownicy znajdują się w kilku różnych lokalizacjach, trzeba utworzyć personalliste w każdej z tych lokalizacji. Należy na jednej stronie prowadzić tabelę ze wszystkimi pracownikami i nie tworzyć stron indywidualnych dla poszczególnych pracowników.

Lista ma być uzupełniana na bieżąco (rozpoczęcie i zakończenie pracy), linia każdego pracownika osobno, jedna pod drugą, bez pomijania linii i stron, ani wypełniania w przód lub wstecz. Należy ją wypełniać długopisem (zabronione jest używanie np. ołówka, gdyż jest łatwo usuwalny).

Jakie są wymagania dla list elektronicznych (elektronisk personalliste)?

W tym przypadku, podobnie jak wyżej, dane z listy obecności generowanej elektronicznie muszą zgadzać się z faktyczną obecnością pracowników w miejscu pracy.

Rozwiązania – system elektroniczny nie może pozwalać na łatwą możliwość edycji lub usunięcia wprowadzonych danych. Więc, na przykład, pojedyncze karty magnetyczne, arkusz excel, tabele w programach edytorskich, takie, w których łatwo dokonać zmian lub usunąć dane, mogą być niewystarczające.

Należy zwrócić uwagę, że w przypadku kontroli wymagane jest wydrukowanie bieżącej listy. Zatem wybrany program musi mieć prostą opcję wydruku dokumentu. Dopuszczalne jest także, aby taki dokument był wygenerowany i zaprezentowany na ekranie przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie księgowości.

Dodatkowo, wygenerowany plik powinien mieć układ chronologiczny i być przejrzysty. Powinien zawierać wszystkie wymagane dane na pojedynczej stronie (lub kilku stronach w przypadku większych firm). Ważne, aby nie było konieczności wyszukiwania w systemie każdego z pracowników osobno.

Brak listy obecności

Zalecamy prowadzić na bieżąco listy obecności (personalliste), jeżeli Twoja firma podlega pod taki obowiązek. W przypadku, gdy listy obecności nie są prowadzone, bądź są w nich braki i błędy, firma jest narażona na kary finansowe. Kara może zostać nałożona, jeżeli firma zostanie wyrywkowo sprawdzona przez odpowiednie urzędy (np. Skatteetaten, Arbeidstilsynet).

Chcesz otrzymywać powiadomienia o najnowszych artykułach?

Nie wysyłamy spamu. Cenimy Twoją prywatność.

Zapisz się na newsletter i bądź na bieżąco!

Klikając Zapisz się, potwierdzasz, że zgadzasz się z naszymi Warunkami i Zasadami.

Sebastian Welk

Sebastian Welk

Autorisert regnskapsfører/ Daglig leder

Zastanawiasz się czy kwestie poruszone w artykule mają zastosowanie w Twojej firmie?

Umówmy się na konsultację.