Norsk lov beskytter ansatte svært godt.

For å si opp en ansatt som ikke oppfyller de fastsatte kravene eller ikke oppfyller pliktene som er betrodd ham, må en rekke krav oppfylles slik at gründerens handling i dette tilfellet er effektiv.

I artikkelen nedenfor inviterer vi deg til å lese om de vanlige feilene som arbeidsgivere gjør i denne prosessen.

1. Dokumentasjon

For det første må det foreligge saklig grunn (heller ikke saklig grunn) for å si opp arbeidstakeren. Årsakene bør dokumenteres og skriftlig dokumentasjon er svært viktig i denne saken.
Typen dokumentasjon vil variere avhengig av situasjonen – det kan være en rapport fra et møte med den ansatte, skriftlige advarsler, korrespondanse, eller dokumentasjon som bekrefter at arbeidstakerens arbeid var utilfredsstillende.

Slik dokumentasjon brukes for å bekrefte at en gitt ansatt ble irettesatt og gitt mulighet til å forbedre sitt arbeid eller atferd. Uten passende dokumentasjon vil arbeidsgiver være i en tapsposisjon når en eventuell rettskonfrontasjon med arbeidstakeren oppstår.
Vi anbefaler derfor at alt dokumenteres skriftlig, da muntlige advarsler vil være vanskelig å bevise.

Årsaken til å si opp en ansatt kan for eksempel være:

• mangel på kompetanse,
• ineffektivt arbeid,
• uberettiget fravær fra jobben,
• tyveri,
• mangel på lojalitet.

2. Hastverk

I en konfliktsituasjon ønsker ofte arbeidsgiver å kvitte seg med arbeidstakeren så raskt som mulig, men dette er vanligvis ikke mulig.
Arbeidstakers dårlige oppførsel, pliktoppfyllelse eller andre grunner må skje innen en viss tid for at den tidligere nevnte saklig grunn skal inntreffe, som er grunnlag for oppsigelse. Det er derfor viktig å holde den ansatte orientert om eventuell misnøye med utført arbeid. Redundans er en prosess som ofte ikke kan løses på en dag eller noen få dager, og dette bør alltid huskes.

3. Samtaler med den ansatte

Før du sier opp en ansatt bør du ha en samtale der du bør se etter løsninger eller måter å forbedre den ansattes arbeid på. Det er viktig, som allerede omtalt i punkt 1, at slike samtaler dokumenteres i en protokoll. Dersom en arbeidstaker mottar oppsigelse på et slikt møte, vil det bety at arbeidsgiver allerede har besluttet å si opp ham før møtet, og derfor kan en slik oppsigelsesprosess i mange tilfeller vise seg å være ugyldig.
Eventuell oppsigelse skal sendes etter et møte der alle kontroversielle spørsmål ble tatt opp og forsøkt å finne en løsning. Hvis samtalene ikke gir de forventede resultatene, kan du sende inn varselet ditt.

4. Skjema

Dersom arbeidstaker selv sier opp arbeidsavtalen, er det ingen påkrevd juridisk form. Slik melding kan være muntlig, skriftlig eller til og med sendt via SMS.
Når en arbeidsgiver ønsker å si opp en ansatt, pålegger loven visse regler - i dette tilfellet må varselet sendes skriftlig og oppfylle kriteriene fastsatt i arbeidsretten (Arbeidsmiljøloven).

5. Varsling om oppsigelse

Meldingen skal sendes rekommandert eller leveres personlig. Det er veldig viktig å være sikker på at den er mottatt. Hvis den leveres personlig, be den ansatte signere som bekrefter mottak av varselet.

Hva bør være den riktige prosessen med å si opp en ansatt?

• Skriftlig forespørsel fra ansatt om intervju

Sende skriftlig forespørsel til den ansatte om intervju noen dager før møtet. Innkallingen skal inneholde tema for møtet og opplysning om at han har møterett med sin rådgiver. Dette dokumentet kan sendes på e-post, men husk å be den ansatte om en svarmelding som bekrefter mottak av forespørselen.

• Samtale med en ansatt

Under intervjuet presenterer arbeidsgiver sin begrunnelse for oppsigelsen og fremlegger eventuell dokumentasjon. Arbeidstakeren skal gis anledning til å komme med sine synspunkter. Dette er den viktigste delen av oppsigelsesprosessen, så det er svært viktig at det dokumenteres i en referat fra møtet, som skal undertegnes av begge parter.

•  Mulig oppsigelse

Dersom arbeidsgiver er sikker på at den har opprettholdt den juridiske formen i punktet over og til tross for samtale med arbeidstaker ikke ser noen mulighet for videre samarbeid, kan det sendes oppsigelse.

Du kan laste ned eksempeldokumenter nedenfor:
Ring til intervju
Rapport fra samtalen
Sykefravær

Dokumentene bør tilpasses den konkrete situasjonen, og i vanskelige saker anbefaler vi å søke advokathjelp.