Data viser at 37% norske bedrifter sender faktura via e-post. Tilhører du denne gruppen?
Her er fire gode grunner til at du bør slutte med det.

• Du får mye raskere betalt og mange flere betaler fakturaene sine i tide når du sender en elektronisk EHF-faktura. Dette viser mange studier. (Merk! En faktura sendt til en e-postadresse som PDF-vedlegg er ikke en elektronisk faktura - sjekk nedenfor).
• Det er faktisk ikke gratis å sende en faktura på e-post. For eksempel hvis fakturaen ikke kommer frem til mottakeren og du må sende den på nytt, vil det som ser ut til å være den billigste løsningen i praksis faktisk være det dyreste alternativet . Du vil bruke mer tid enn ett minutt på å utstede en PDF-faktura, så det vil koste deg mer enn å sende en elektronisk EHF-faktura.
• E-post har blitt en mye mindre sikker måte å sende fakturaer på. Spamfilteret er mer kritisk enn det pleide å være. Du kan aldri være sikker på at fakturaen faktisk kommer frem til mottakerens innboks og ikke blir savnet.
• Hackere prøver stadig nye metoder for å ulovlig endre dokumenter i e-post. Falske fakturaer er foredlet ned til minste detalj, laget profesjonelt og svært pålitelig. For en tid tilbake fikk mange en faktura for tjenester fra Telenor, som viste seg å være en falsk faktura. Mange av disse falske fakturaene kan også inneholde virus.

Er en faktura sendt på e-post en elektronisk faktura?

Nei, en PDF-faktura sendt på e-post som vedlegg er ikke en elektronisk faktura selv om den sendes elektronisk. Den elektroniske fakturaen er designet for datasystemer med passende sikkerhetstiltak, som sikrer ektheten av opprinnelsen og integriteten til innholdet, og lagres videre i elektronisk form. En PDF-faktura er kun laget for å åpnes elektronisk av en datamaskin, men er ikke forståelig av et datasystem og kan ikke behandles elektronisk. På denne måten får du ikke samme effekt som ved bruk av EHF elektronisk faktura. Dette er fordi en person som mottar en PDF-faktura fortsatt må legge inn alle detaljene manuelt for å betale.

Elektronisk faktura – et bedre alternativ

Det er ikke uten grunn at stadig flere private virksomheter, offentlige virksomheter og privatpersoner foretrekker elektroniske fakturaer. Det er enklere, billigere og gir bedre kontroll og åpenhet.