Dlatego nie należy wysyłać faktur przez e-mail

Dane wykazują, że 37% norweskich firm wysyła faktury za pośrednictwem poczty e-mail. Należysz do tej grupy?
Oto cztery dobre powody wskazujące, dlaczego powinieneś z tym skończyć.

  • Płatności otrzymujesz dużo szybciej i dużo więcej osób opłaca faktury w terminie, kiedy wysyłasz fakturę elektroniczną EHF. Tak wykazuje wiele badań. (Uwaga! Faktura wysyłana na adres e-mail jako załącznik PDF nie jest fakturą elektroniczną – sprawdź poniżej).
  • Wrzeczywistości,wysyłaniefakturnae-mailniejestdarmowe.Naprzykład,jeślifakturaniedotarładoodbiorcyi trzeba ją ponownie przesłać, co w praktyce wydawałoby się najtańszym rozwiązaniem, faktycznie będzie jednak najdroższą opcją. Poświęcisz na to więcej czasu niż jedną minutę, aby wystawić fakturę w formacie PDF, więc będzie Cię to kosztować więcej niż wysłanie faktury elektronicznej EHF.
  • E-mail stał się znacznie mniej bezpiecznym środkiem do przesyłania faktur. Filtr antyspamowy jest bardziej krytyczny niż kiedyś. Nigdy nie można mieć pewności, że faktura faktycznie dotrze do skrzynki odbiorczej adresata i nie zostanie pominięta.
  • Hakerzynieustanniepróbująswoichnowychmetod,abynielegalniepodmieniaćdokumentynapoczciee-mail. Fałszywe faktury są dopracowane do najmniejszego szczegółu, wykonane profesjonalnie i bardzo wiarygodnie. Jakiś czas temu wiele osób otrzymało fakturę za usługi od Telenor, która okazała się fałszywą fakturą. Wiele z tych fałszywych faktur może również zawierać wirusy.
Czy faktura wysyłana na e-mail jest fakturą elektroniczną?

Nie, faktura PDF wysyłana przez e-mail jako załącznik nie jest fakturą elektroniczną mimo, że jest wysyłana elektronicznie. Faktura elektroniczna jest zaprojektowana dla systemów komputerowych z odpowiednimi zabezpieczeniami, zapewniając odpowiednio jej autentyczność pochodzenia oraz integralność treści, dalej przechowywana w formie elektronicznej. Faktura PDF jest zaprojektowana tylko do otwierania jej elektronicznie przy pomocy komputera, ale nie jest zrozumiała dla systemu komputerowego i nie może być przetwarzana elektronicznie. W ten sposób nie uzyskasz takiego samego efektu jak przy korzystaniu z faktury elektronicznej EHF. Dzieje się tak dlatego, że osoba, która otrzymuje fakturę w formie PDF, nadal musi ręcznie wprowadzić wszystkie dane, aby móc ją opłacić.

Faktura elektroniczna – lepsza opcja

Nie bez powodu coraz więcej prywatnych firm, przedsiębiorstw publicznych, a także osób prywatnych preferuje elektroniczne faktury. To jest łatwiejsze, tańsze oraz zapewnia lepszą kontrolę i przejrzystość.

Chcesz otrzymywać powiadomienia o najnowszych artykułach?

Nie wysyłamy spamu. Cenimy Twoją prywatność.

Zapisz się na newsletter i bądź na bieżąco!

Klikając Zapisz się, potwierdzasz, że zgadzasz się z naszymi Warunkami i Zasadami.

Sebastian Welk

Sebastian Welk

Autorisert regnskapsfører/ Daglig leder

Zastanawiasz się czy kwestie poruszone w artykule mają zastosowanie w Twojej firmie?

Umówmy się na konsultację.