La oss anta at vi har behov for at vi, selskapet vårt eller våre interesser blir representert av en person i Polen. I så fall må vi overføre fullmakten vår til personen i Polen. Dette kan vi gjøre på følgende måte:

1. En person bosatt i Norge kan skrive en fullmakt selv, forutsatt at vedkommende har kunnskap om hvordan en slik fullmakt skal se ut og hva den skal inneholde.
2. Få et slikt dokument utarbeidet eksternt av en notarius publicus i Polen.

Hva bør man tenke på når man oppretter en fullmakt?

- må skrives på polsk hvis den skal brukes i Polen - dette vil spare kostnader til oversettelse,

- vi gir vedkommende et tilstrekkelig bredt mandat, forsøker vi å ta hensyn til ulike scenarier slik at mandatet gjelder i alle de scenariene vi ser for oss,

- hvis du er gift og fullmektigen skal representere dine private interesser (f.eks. kjøp av hus i Polen), må fullmakten også gis av ektefellen din.

Når fullmakten er klar, kan vi gå videre til stadiet med oppnå notarialbekreftelse i Norge.

Hvordan går du frem?

1 Vi er på utkikk etter en egnet celle, som vanligvis opererer ved en domstol i vårt område. I Oslo er dette Oslo Tinghus som ligger på: C. J. Hambros plass 4. Notarius publicus ligger i 5. etasje.

2. I pandemitider må vi gjøre en slik avtale på forhånd, noe vi kan gjøre ganske enkelt ved å sende en melding til Oslo bygfondembetes e-post. De spesifikke detaljene for Oslo finner du på lenken: https://www.domstol.no/Enkelt-domstol/oslo-byfogdembete/notarius-publicus/om-notarialbekreftelser/

3. Som svar på vår forespørsel vil vi motta en returmelding med forslag til dato og klokkeslett for besøket.

4. Under besøket på kontoret må vi presentere innholdet i fullmakten, hvem som gir den til hvem, og vi signerer på slutten av dokumentet i nærvær av en notarius publicus. vi signerer ikke dokumentet før besøket! Notaren bekrefter også identiteten vår, så du må ta med et identitetsdokument, helst et pass.

5. Det er et gebyr for notarialbekreftelse - fra 01.01.2021 er dette 299 kr. som betales med kort direkte i filialen.

Notaren har spikret stemplene, gebyret er betalt og vi har allerede en "formell" fullmakt. Her slutter historien vår hvis vi trenger en fullmakt i Norge, men hvis vi ønsker representasjon i utlandet, må vi ta en tur til på kontoret for å få en Apositlle. Dette er ikke noe annet enn å legalisere (validere) dokumentet vårt.

Hvor kan vi få en apostille?

Apostille kan fås i Oslo hos Statsforvalteren i Oslo og Viken, adresse: Holberg Terrasse, Stensberggata 27 i Oslo. På grunn av pandemien endres åpningstidene fra tid til annen, så det er verdt å sjekke gjeldende status før du drar:

https://www.statsforvalteren.no/nb/oslo-og-viken/folk-og-samfunn/apostillestempel-pa-dokumenter/

Når fullmakten er stemplet, er den komplett og har full juridisk gyldighet, og vi kan sende den per post/overføre den til Polen.

Det er nesten slutten på historien, men... de fleste notarer ønsker at Apostillen oversettes til polsk - den er opprinnelig på engelsk, med informasjon om hvilket land den skal brukes i. Til dette trenger vi en autorisert oversetter som oversetter dokumentet vårt, noe vi allerede kan ordne helt eksternt.

Til slutt noen tips:

1. Det er av og til 2-3 ukers ventetid på time hos Oslo Tinghus, så tiden det tar å få ordnet en ferdig utfylt fullmakt inkludert porto til PL er opptil flere uker - husk dette.
2. Mange kontorer tar kun imot folk etter avtale, og det skjer fra tid til annen oppdateringer av åpningstidene/dagene folk tas imot, så sjekk på nettet hvordan situasjonen er for øyeblikket før du kommer på besøk.
3. Hvis du ønsker å ordne både notarialbekreftelse og legalisering i Oslo på én dag, er det best å bestille time på Oslo Tinghus slik at du kan besøke Statsforvalteren samme dag.
4. Det er lurt å ta bilder før du sender fullmakten, slik at du har en kopi av dokumentet.
5. Det er best å avtale den edsvorne Apostille-oversettelsen med den polske notaren allerede før saken er ferdigbehandlet, kanskje snakker han eller hun så godt engelsk at oversettelsen blir unødvendig.

Fremgangsmåte i korthet - 4 trinn:

1. Fullmakt skrevet personlig eller av notarius publicus i Polen.
2. Notarialbekreftelse hos Notarius Publicus i Oslo: C. J. Hambros plass 4.
3. Legalisering av attesten - Apostillestempel - i Statsforvalteren og Oslo og Viken, Holberg Terrasse, Stensberggata 27.
4. Eventuell apostille for notarial oversettelse i Polen.

 *Eksemplet ovenfor er beskrevet med adressene til kontorene i Oslo.