Brak czasu na administrację w firmie? – 8 automatyzacji dla Ciebie

W ciągu ostatnich 5 lat współpracowaliśmy z ponad 500 firmami. Wiele z nich działa w branży budowlanej.

Częstym problemem właścicieli firm w fazie wzrostu jest brak czasu na administrację firmy.  Na podstawie doświadczenia i rozmów z naszymi klientami prezentujemy 8 automatyzacji jakie pomogą zaoszczędzić czas administracyjny w Twojej firmie.

Jeśli prowadzisz firmę, która zatrudnia pracowników i obsługuje wiele projektów na raz, rady te są dla Ciebie.

1. System do zarządzania projektami

Taki system jest niezbędny, kiedy obsługujesz wiele projektów w tym samym czasie. Program tego typu może być dedykowany dla konkretnej branży. Wiele firm decyduje się na zakup popularnych systemów na rynku i dostosowuje je do swoich potrzeb.

Poniżej przykłady systemów z jakich korzystamy my lub nasi klienci. Systemy te pozwalają na kontrolę przepływu pracy i komunikację z zespołem w bardzo efektywny sposób.

https://24sevenoffice.com/no/erp/prosjektstyring/

https://monday.com/

https://nozbe.com/pl

2. Integracja banku z systemem księgowym

Jeśli Twoja firma otrzymuje 30 lub więcej dokumentów zakupowych miesięcznie, warto zintegrować bank z systemem księgowym. Obecnie niemal wszystkie systemy księgowe posiadają taką możliwość.

Jak to działa?

Dostawcy firmy otrzymują e-mail systemowy jako adres do wysyłania faktur lub wysyłają je w formacie EHF. Jako właściciel oszczędzasz czas na logowaniu do nettbanku, przepisywaniu nr KID i nr konta.  Znacznie ograniczasz też purringi i inkasso, ponieważ wszystkie faktury trafiają do systemu na czas. Wystarczy zalogować się na system księgowy np. raz w tygodniu i zatwierdzić płatności za pomocą SMS.

Czy na pewno będę miał kontrolę nad fakturami?

Tak! W sytuacji, gdzie występuje wiele błędów w fakturach przychodzących można aktywować dodatkowy moduł zatwierdzania faktur. W module tym osoba odpowiedzialna w firmie za admnistrację może kliknięciem zatwierdzić fakturę, odrzucić lub cofnąć do księgowego z komentarzem przed zaksięgowaniem.

3. Fakturowanie z numerem KID

Jeśli wystawiasz większą ilość faktur do swoich klientów warto używać nr KID.  Pozwoli Ci to na szybsze monitorowanie braku płatności i reakcje.

4. Rejestrowanie czasu pracy w aplikacji

Jako firma działająca w branży budowlanej zobowiązany jesteś prowadzić spis czasu pracy (timelisty). Kiedy pracownicy rejestrują czas w aplikacji, na koniec dnia masz gotowy raport i sumę godzin na danym projekcie. W firmach, gdzie występuje wiele mniejszych projektów jest to bardzo ważne.  Brak wiedzy o efektywności pracowników na projekcie bardzo często decyduje o tym, czy projekt będzie rentowny. Pomimo, że takie aplikacje kosztują 150-250 koron za sztukę w zależności od systemu, zysk z wprowadzenia takiego rozwiązania jest niewspółmiernie większy.

Przykład: https://www.busy.no/

5. Raporty w czasie rzeczywistym

Kiedy już zintegrujesz bank z systemem księgowym, ważny jest dostęp do raportów księgowych w Twojej firmie. W sytuacji, kiedy dokumenty zakupowe przychodzą na system na bieżąco możesz ustalić z Twoim księgowym jak często dokumenty mają być księgowane.  W sytuacji, gdzie otrzymujesz raport 2 miesiące po zakończonym terminie, na reakcje jest już za późno.  Księgowość prowadzana na bieżąco, pozwala Ci podejmować szybsze i bardziej trafne decyzje w firmie.

6. Refakturowanie kosztów na projekt

Prowadząc projekty, które opiewają na kwotę wyższą niż 300 000 NOK zobowiązany jesteś do prowadzenia księgowości projektowej. Oznacza to ze wszystkie dokumenty sprzedażowe, zakupowe i pensje powinny być księgowane na projekt.

 Księgowość projektowa: https://mtagroup.interme.pl/pl/ksiegowosc-projektowa-firmy-budowlane/

Obecne systemy księgowe pozwalają na refakturowanie kosztów i godzin bezpośrednio w module projektowym.

Co to oznacza?

Dokumenty które zostały zaksięgowane na dany projekt można jednym kliknięciem przenieść do faktury sprzedażowej i dodać ewentualnie swoją marżę czy też inne dodatkowe pozycje.  Sam decydujesz czy faktura zakupowa ma się wysłać do klienta jako załącznik.

Z doświadczenia naszych klientów wiemy, że znacznie oszczędza to czas poświęcany na kontrolę i fakturowanie pracy wykonanej na projekcie.

7. Biuro w chmurze

Trzymaj dokumenty firmowe na dysku zewnętrznym lub serwerze, a nie lokalnie na komputerze.  Zapewni Ci to dostęp do dokumentacji firmowej z każdego miejsca na Ziemi, niezależnie od tego, czy masz przy sobie firmowy komputer. Dodatkowym autem jest bezpieczeństwo utraty danych.  Aplikacje mają swoje backupy dzięki czemu nie musisz się martwić o utratę danych w sytuacji zniszczenia sprzętu.

Przykładem takich aplikacji może być Google Drive lub Dropbox.

8. Wysyłaj dokumenty księgowe na bieżąco

Wielu przedsiębiorców kompletuje dokumenty księgowe w ostatniej chwili, tj przed upływem terminu VAT. Wyrób sobie nawyk wysyłania dokumentacji księgowej na bieżąco za pomocą aplikacji lub na e-mail Twojego systemu księgowego.

Mojej firmy nie stać na zakup dodatkowych aplikacji

Zachęcamy do ćwiczenia w postaci wyliczenia sumy swoich zarobków z firmy i podzielenia tego przez ilość godzin w roku, aby uzyskać swoją realną stawkę godzinową.

Jeśli dana aplikacja zaoszczędzi Twój czas nawet w niewielkim stopniu, a kosztuje mniej niż jedna Twoja roboczogodzina, to zawsze inwestycja w automatyzacje jest dobrym pomysłem.

Jeśli chciałbyś porozmawiać o tym, czy któreś z wymienionych rozwiań sprawdzi się w Twojej firmie, umów się na niezobowiązującą konsultację poniżej.

Chcesz otrzymywać powiadomienia o najnowszych artykułach?

Nie wysyłamy spamu. Cenimy Twoją prywatność.

Zapisz się na newsletter i bądź na bieżąco!

Klikając Zapisz się, potwierdzasz, że zgadzasz się z naszymi Warunkami i Zasadami.

Picture of Sebastian Welk

Sebastian Welk

Autorisert regnskapsfører/ Daglig leder

Zastanawiasz się czy kwestie poruszone w artykule mają zastosowanie w Twojej firmie?

Umówmy się na konsultację.