Ikke tid til bedriftsadministrasjon? – 8 automatiseringer for deg

I løpet av de siste 5 årene har vi samarbeidet med over 500 selskaper. Mange av dem opererer i byggebransjen.

Et vanlig problem for bedriftseiere i vekstfasen er mangel på tid til bedriftsadministrasjon. Basert på erfaring og samtaler med våre kunder presenterer vi 8 automatiseringer som vil hjelpe deg å spare administrativ tid i din bedrift.

Driver du en bedrift som sysselsetter ansatte og håndterer mange prosjekter samtidig, er disse tipsene for deg.

1. Prosjektstyringssystem

Et slikt system er nødvendig når man håndterer mange prosjekter samtidig. Denne typen program kan være dedikert til en spesifikk bransje. Mange bedrifter bestemmer seg for å kjøpe populære systemer på markedet og tilpasse dem til deres behov.

Nedenfor er eksempler på systemer vi eller våre kunder bruker. Disse systemene lar deg kontrollere arbeidsflyten og kommunisere med teamet ditt på en svært effektiv måte.

https://24sevenoffice.com/no/erp/prosjektstyring/

https://monday.com/

https://nozbe.com/pl

2. Integrasjon av banken med regnskapssystemet

Hvis din bedrift mottar 30 eller flere kjøpsdokumenter per måned, er det verdt å integrere banken din med regnskapssystemet. Foreløpig har nesten alle regnskapssystemer denne muligheten.

Hvordan fungerer det?

Bedriftens leverandører mottar systemets e-postadresse for utsendelse av fakturaer eller sender dem i EHF-format. Som eier sparer du tid på å logge inn i Nettbanken og taste inn KID og kontonummer. Du reduserer også purring og inkasso betydelig, fordi alle fakturaer kommer inn i systemet i tide. Bare logg inn i regnskapssystemet, for eksempel en gang i uken, og bekreft betalinger via SMS.

Vil jeg virkelig ha kontroll over fakturaene mine?

Ja! I en situasjon hvor det er mange feil på innkommende fakturaer, kan du aktivere en ekstra fakturagodkjenningsmodul. I denne modulen kan administrasjonsansvarlig i bedriften klikke for å godkjenne fakturaen, avvise den eller trekke den tilbake til regnskapsfører med kommentar før den legges ut.

3. Fakturering med KID-nummer

Hvis du utsteder et større antall fakturaer til kundene dine, er det verdt å bruke KID-nummeret. Dette vil tillate deg å overvåke manglende betalinger og svare raskere.

4. Registrering av arbeidstid i applikasjonen

Som virksomhet i byggebransjen plikter du å føre liste over arbeidstid (timeliste). Når ansatte logger tid i appen, På slutten av dagen har du en klar rapport og totalt antall timer på et gitt prosjekt. I bedrifter med mange mindre prosjekter er dette svært viktig. Mangel på kunnskap om effektiviteten til ansatte i et prosjekt avgjør ofte om prosjektet vil være lønnsomt. Selv om slike applikasjoner koster 150-250 CZK per stykk, avhengig av systemet, er gevinsten ved å implementere en slik løsning uforholdsmessig større.

Eksempel: https://www.busy.no/

5. Sanntidsrapporter

Når du har integrert banken din med regnskapssystemet, er det viktig tilgang til regnskapsrapporter i din bedrift. I en situasjon hvor kjøpsdokumenter kommer inn i systemet fortløpende, kan du avtale med regnskapsfører hvor ofte bilagene skal bokføres. I en situasjon der du mottar rapporten 2 måneder etter fristens utløp, er det for sent å reagere. Et løpende regnskap gjør at du kan ta raskere og mer nøyaktige beslutninger i din bedrift.

6. Viderefakturering av kostnader til prosjektet

Ved drift av prosjekter verdt over 300 000 kroner plikter du å føre prosjektregnskap. Dette betyr at alle salgs- og kjøpsdokumenter og lønn skal konteres prosjektet.

 Prosjektregnskap: https://mtagroup.interme.pl/pl/ksiegowosc-projektowa-firmy-budowlane/

Dagens regnskapssystemer gir mulighet for viderefakturering av kostnader og timer direkte i prosjektmodulen.

Hva betyr det?

Dokumenter som er bokført for et gitt prosjekt kan overføres til en salgsfaktura med ett klikk og eventuelt legge til margin eller andre tilleggsposter. Du bestemmer selv om kjøpsfakturaen skal sendes til kunden som vedlegg.

Av erfaring fra våre kunder vet vi at dette sparer betydelig tid brukt på kontroll og fakturering av utført arbeid på prosjektet.

7. Kontor i skyen

Oppbevar bedriftsdokumentene på en ekstern stasjon eller server, ikke lokalt på datamaskinen.  Dette vil gi deg tilgang til firmadokumentasjon fra hvor som helst på jorden, uavhengig av om du har med deg en firmadatamaskin. En ekstra fordel er sikkerheten for tap av data. Applikasjoner har egne sikkerhetskopier, slik at du ikke trenger å bekymre deg for tap av data ved ødeleggelse av utstyr.

Et eksempel på slike applikasjoner kan være Google Drive eller Dropbox.

8. Send regnskapsbilag fortløpende

Mange gründere fyller ut regnskapsdokumenter i siste liten, det vil si før mva-fristen. Ta for vane å sende regnskapsdokumentasjon fortløpende ved hjelp av søknaden eller e-posten til ditt regnskapssystem.

Firmaet mitt har ikke råd til å kjøpe flere applikasjoner

Vi oppfordrer deg til å øve deg på å beregne summen av inntektene dine fra bedriften og dele den på antall timer per år for å få din reelle timepris.

Hvis en gitt applikasjon sparer tid, selv i liten grad, og koster mindre enn én av arbeidstimer, er det alltid en god idé å investere i automatisering.

Hvis du ønsker å diskutere om noen av løsningene ovenfor vil fungere for din bedrift, planlegg en uforpliktende konsultasjon nedenfor.

Sebastian Welk

Sebastian Welk

Autoriserte regnskapsfører/ Daglig leder

Lurer du på om problemstillingene som tas opp i artikkelen er relevante for din virksomhet?

La oss avtale tid for en konsultasjon.