Płynność finansowa jest kluczowym elementem dla funkcjonowania każdej firmy. Właściciele firm często muszą zmierzyć się z problemami finansowymi, które na nią wpływają. W tym artykule omówimy przyczyny problemów finansowych w firmie i sposoby na ich rozwiązanie.

Czym jest płynność finansowa?

Jest to zdolność firmy do pokrywania swoich zobowiązań w określonym terminie oraz zakupu towarów i usług niezbędnych do prowadzenia bieżącej działalności.

Dlaczego płynność finansowa jest ważna dla firmy?

Zachowanie płynności finansowej jest niezbędne do optymalnego działania przedsiębiorstwa i utrzymania się na rynku. Wpływa także na renomę firmy. Pracownicy, kontrahenci czy podwykonawcy nie będą chcieli kontynuować współpracy z firmą, która spóźnia się z płatnościami.

Czy Twoja firma ma problemy z płynnością?

• Wypłacasz wynagrodzenia pracownikom z opóźnieniem?
• Czekasz na zapłatę od klienta, aby uregulować zobowiązania wobec podwykonawców?
• Opłacasz stałe koszty po terminie?
• Nie pobierasz regularnej pensji z firmy z powodu braku środków?
• Wspierasz się kredytem, aby opłacić zobowiązania?

Jeśli problemy powyżej nie są Ci obce oznacza to ze Twoja firma zmaga się z brakiem płynności finansowej.

Najczęstsze problemy związane z płynnością finansową i propozycje rozwiązań:

1. Brak budżetu oraz planowania przepływów finansowych.

Utrzymanie płynności finansowej firmy wymaga umiejętności prognozowania oraz przewidywania wydatków. VAT, forskuddstrekk czy podatek dochodowy nie powinny stanowić zaskoczenia dla przedsiębiorstwa, lecz być jasno zaplanowanymi wydatkami. Uwzględnienie stałych kosztów w budżecie pozwoli Ci lepiej planować inwestycje oraz podejmowanie nowych projektów.
Współpracuj aktywnie z biurem księgowym, aby poznać strukturę kosztów swojej firmy. Większość systemów księgowych oferuje dostęp do raportów w czasie rzeczywistym. Biuro rachunkowe może również przygotować raporty dostosowane indywidualnie do potrzeb Twojej działalności.
Więcej na temat budżetu https://mtagroup.interme.pl/jak-przygotowac-budzet-w-twojej-firmie/

2. Klienci nie płacą na czas.

Jest to problem, z którym spotkał się zapewne każdy przedsiębiorca.
Rozwiązania:

• Ustal termin płatności, który pozwoli Twojej firmie sprawnie funkcjonować.
• Weryfikuj płatność faktury zaraz po upływie terminu.
• Sprawdzaj klientów przed podjęciem współpracy.
• W przypadku niepewnego klienta pobieraj część płatności z góry.
• Rozważ sprzedaż faktur do factoringu.
• Usprawnij formę zapłaty (faktura Vipps, płatność kartą etc.).
• Przypominaj klientom o zbliżającym się terminie płatności faktury.

3. Brak wdrożonego procesu w przypadku opóźnienia w płatnościach.

Należy mieć opracowane i wdrożone procedury na wypadek braku zapłaty na czas.
Przykładowa procedura (przykład):

• Przypomnienie o płatności (purring) – 1 dzień po terminie zapłaty
• Wysłanie ostrzeżenia o windykacji (inkassovarsel) – 7 dni po terminie zapłaty faktury
• Telefon do klienta – 10 dni po terminie zapłaty

Ostrzeżenie o windykacji (inkassovarsel) musi zawierać 14-dniowy termin na uregulowanie płatności. Po tym okresie można skierować sprawę do firmy windykacyjnej.

Pamiętaj, że nie musisz wysyłać przypomnienia o płatności (purring) przed ostrzeżeniem o windykacji (inkassovarsel). Możesz wysłać ostrzeżenie od razu po upływie terminu płatności faktury, jednak w takim przypadku nie możesz doliczyć opłaty za przypomnienie ( purregebyr).

4. Nieregularne wystawianie faktur za wykonane usługi.

Często zdarza się, że klient nie ma czasu na sprawy administracyjne i wystawia faktury nieregularnie lub czeka z nimi do zakończenia projektu. Powoduje to sytuacje, w których płacisz podwykonawcom, zanim klient ureguluje należność.

• Ustal harmonogram płatności i ściśle się go trzymaj.
• Proponuj rabat lub oferuj dodatkowe korzyści za wcześniejsze uregulowanie należności.
• Odbierz zapłatę z góry, gdy tylko jest to możliwe.

5. Brak procedury ściągania długów.

Niezależnie od tego, jak dobrze zweryfikowałeś swojego klienta, zdarzają się sytuacje, gdy klient odmawia zapłaty. W takich przypadkach powinna istnieć jasna procedura działania w firmie.

• W przypadku braku płatności za jedną fakturę, wstrzymaj swoje prace, jeśli umowa na to pozwala.
• Zdecyduj wcześniej o współpracy z firmą windykacyjną.
• W przypadku większej działalności, rozważ stałą współpracę z adwokatem, aby mieć opracowany plan na tego typu sytuacje.

6. Zbyt szybki rozwój firmy.

Wzrost firmy zwykle wiąże się z większymi nakładami finansowymi, takimi jak inwestycje w nowe technologie, rozbudowa infrastruktury czy zatrudnienie dodatkowych pracowników. Te wydatki mogą okazać się kosztowne i wpłynąć na płynność finansową.
Gwałtowny rozwój firmy może sprawić, że przedsiębiorstwo będzie zmuszone do podejmowania pochopnych decyzji biznesowych, które nie zawsze będą właściwe. W niektórych sytuacjach szybki rozwój może prowadzić do przecenienia swoich możliwości na rynku, co z kolei może skutkować utratą płynności finansowej.

Zapobieganie utracie płynności finansowej w firmie jest zdecydowanie łatwiejsze niż reagowanie, gdy problem już się pojawi. Odpowiednie procedury i dobrze dobrane narzędzia będą pomocne w zarządzaniu finansami Twojego przedsiębiorstwa.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w implementacji takich procesów, serdecznie zapraszamy na bezpłatną konsultację.