Firmy, które spełniają określone warunki podlegają obowiązkowi rewizji (revisjonsplikt). W poniższym wpisie opiszemy nasze doświadczenia współpracy z klientami oraz ich rewizorami, podczas rocznej rewizji księgowości firmy. Opisane wskazówki mogą pomóc Twojej firmie dobrze przygotować się do tej czynności, co przyczyni się zarówno do szybszego procesu dotyczącego zatwierdzenia rozliczenia rocznego, jak i również do utrzymania optymalnego kosztu administracyjnego (rewizji oraz księgowości).
Jeżeli szukasz informacji, jakie firmy podlegają obowiązkowi rewizji – polecamy zajrzeć tutaj:
https://www.altinn.no/starte-og-drive/regnskap-og-revisjon/ma-jeg-ha-revisor/
Zadania rewizora
Rolą rewizora jest zatwierdzenie rozliczenia rocznego oraz sprawozdania finansowego (Skattemelding, Årsregnskap) firmy. Rewizor musi być niezależny zarówno wobec klienta, jak i księgowego Twojej firmy.
Zatwierdzenie powyższych raportów w praktyce sprowadza się do sprawdzenia jakości dokumentacji księgowej oraz stwierdzenia, czy pojawiają się rzeczy, które należy usprawnić w firmie, czy też potwierdzenia, czy firma działa w ramach regulacji i prawa.
Rewizja księgowości firmy
Rewizor w większości przypadków współpracuje z nami – księgowymi, i to my jesteśmy poniekąd pośrednikami pomiędzy Twoją firmą, a rewizorem. Większość pytań zwykle zatrzymuje się u księgowych, co oznacza, że księgowy zna odpowiedzi oraz dysponuje potrzebną dokumentacją i nie angażuje w to Twojej firmy oraz Twojego czasu. Natomiast pojawiają się też pytania, które muszą być skierowane właściciela firmy.
Poniżej przedstawiamy kategorie pytań/zagadnień, które porusza się w trakcie rewizji spółki, na które częściowo odpowiadają księgowi, a częściowo trafiają bezpośrednio do zarządzającego firmą.
WPŁYWY
- Jak wygląda rutyna księgowania faktur sprzedażowych w Twojej firmie? Czy fakturujesz klienta za stałą stawkę (np. cena za cały projekt), czy za stawkę godzinową?
- Jak często wystawiasz faktury (raz w miesiącu, częściej, po każdym zleceniu)?
- Kto jest odpowiedzialny za wystawienie faktury sprzedażowej?
- W jaki sposób wygląda sprawdzanie wpłat od klientów?
- Jakiego programu używasz do fakturowania sprzedaży?
- Czy jest prowadzona księgowość projektowa?
- W jaki sposób firma zdobywa klientów? Wymień największych klientów Twojej firmy.
KUPNO MATERIAŁÓW
- Kto jest największym dostawcą?
- Czy prowadzisz ewidencje stanów magazynowych? Jeżeli tak, to jak często aktualizujesz stany?
- Kto jest odpowiedzialny za zakupy materiałów?
- Kto jest odpowiedzialny za zatwierdzanie zakupu materiałów oraz płatności?
INNE KOSZTY FIRMY
- Jak często są robione zamówienia / zakupy związane z innymi kosztami?
- Kto jest odpowiedzialny za zatwierdzanie zamówień oraz płatności?
WYPŁATY
- Ilu pracowników jest zatrudnionych w firmie?
- Ilu pracowników otrzymuje timelønn, a ilu fastlønn?
- Jak często robione są timelisty przez pracowników? Kto jest odpowiedzialny za ich zatwierdzanie przed wykonaniem wypłat?
- Czy firma ma umowę zbiorową na pensje dla pracowników (tariffavtale)? Czy firma opłaca pracownikom dodatkowe świadczenia emerytalne (OTP) oraz inne wymagane ubezpieczenia (np. yrkeskadeforsikring)?
KSIĘGOWOŚĆ
- Czy sprawdzasz regularnie wyniki firmy? Czy prowadzisz budżet firmy?
- Czy sprawdzasz na bieżąco wyciągi bankowe i dokonywane przelewy?
- Czy otrzymujesz periodyczne raporty księgowe?
- Czy systemy księgowe są integrowane z innymi systemami (np. z kontem bankowym)?
INNE STANDARDOWE PUNKTY KONTROLNE
- Timelisty – sprawdzenie, czy liczby godzin na timelistach pokrywają się z danymi na paskach wypłat dla pracowników (w przypadku pracowników na kontraktach z wypłatą za wypracowane godziny).
- Księgowość projektowa – rewizor sprawdza, czy księgowość projektowa jest prowadzona w prawidłowy sposób. Sprawdzane są pod tym kątem zarówno koszty wypłat, jak i inne koszty, które są księgowane na projekty, oraz sprzedaż (faktury przychodowe). Dodatkowo jest sprawdzane czy dany projekt, który jest zakończony, pokrył się z umową współpracy, oraz jaki jest wynik finansowy wykonanego projektu. Z założenia powinien zakończyć się zyskiem, natomiast jeżeli zysku nie ma, zwykle pojawia się pytanie co było przyczyną niezrealizowania planu.
- Umowy z klientami – zwykle należy przedstawić 2-3 umowy z danego roku z klientami, którym zostały wykonane usługi.
- Umowy z pracownikami – wyrywkowe sprawdzenie kilku umów z pracownikami.
- Sprawdzenie poprawności transakcji między osobami powiązanymi z firmą – np. wykorzystanie pracy pracowników do celów prywatnych (np. budowa domu na własnej działce), sprzedaż inwentarzu między właścicielem a spółką.
- Kontrola krzyżowa dokumentacji księgowej – sprawdzenie, czy klienci lub dostawcy mają takie same transakcje między firmą jak to, co zaraportowane jest w księgowości Twojej firmy (te same faktury / kredyt noty oraz zapłaty).
- Wpłaty na konto skattetrekk – sprawdzenie, czy forskuddstrekk jest przelewany na konto skattetrekk zgodnie z wymogami.
Bazując na naszym doświadczeniu możemy potwierdzić, że jeżeli wszystkie powyższe punkty są przerobione przez księgowego oraz klienta, oraz księgowość w ciągu roku podatkowego jest prowadzona wg wytycznych i zgodnie z prawem, to proces rewizji firmy przebiega bardzo sprawnie. Natomiast w zależności od branży, w jakiej działa Twoja firma, mogą się również pojawić inne tematy, które są poruszane w trakcie rewizji.
Powodzenia przy kolejnej rewizji!
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat kontroli księgowości przeprowadzanej przez urząd podatkowy, zapraszamy do przeczytania wpisu na naszym blogu, który znajdziesz tutaj.
