Pracodawca i pracownik mogą między sobą uzgodnić zwrot za poniesione koszty wyżywienia i zakwaterowania podczas podróży służbowych. Są jednak jasno określone przez urząd zasady co do tego jakie kwoty można wypłacić pracownikowi bez opodatkowania, a kiedy będą one podlegały opodatkowaniu.
Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą otrzymują odliczenia wyłącznie na podstawie udokumentowanych wydatków na wyżywienie i zakwaterowanie.
Pokrycie kosztów podróży pracowników
Jeśli masz pracowników, którzy podróżują służbowo, ważne jest, abyś z nimi uzgodnił, w jaki sposób zostaną rozliczone koszty związane z podróżą.
Możesz ustalić z pracownikiem warunki m.in.:
- Pokrycie rzeczywistych poniesionych kosztów przez pracownika.
Pracodawca zwraca równowartość na podstawie paragonów. - Pokrycie wydatków według stawek kwot wolnych od podatku ustalonych przez Skatteetaten.
Oznacza to, że pracodawca zapewnia diety według określonych stawek, a nie według rzeczywistych wydatków. - Pokrycie wydatków według własnej umowy.
Może być to tylko częściowy zwrot, ustalony do jakiejś kwoty, lub kombinacja wyżej wymienionych.
1. Pokrycie rzeczywistych kosztów
W celu uzyskania zwrotu pracownik musi dostarczyć pracodawcy oryginał dokumentów (paragony/faktury) jako podstawę do wypłaty. Można dostarczyć paragony w formie fizycznej bądź jako skan czy zdjęcie bardzo dobrej jakości. Wymagane jest również podanie dodatkowych informacji. W tym celu sprawdzi się Reiseregning – strona tytułowa do zwrotów za podróż służbową.
W przypadku zwrotu kosztów podróży i zakwaterowania należy podać następujące informacje:
- imię, nazwisko i adres pracownika (jeżeli wydatki dotyczą też innych osób, należy podać ich nazwiska),
- datę zarówno wyjazdu, jak i powrotu dla każdej podróży,
- cel podróży
- w jakim wydarzeniu lub wydarzeniach pracownik brał udział wraz z datami od – do
2. Pokrycie według stawek
Pokrywanie kosztów podróży według stawek oznacza, że pracodawca wypłaca diety według określonych stawek, a nie według rzeczywistych wydatków. Wysokości diet są zwykle określone według specjalnych ustaw rządowych, innych układach zbiorowych lub w indywidualnych umowach między firmą a pracownikami. Większość firm decyduje się na stosowanie stawek urzędowych.
Reiseregning – co musi być na dokumencie podróży?
- imię i nazwisko oraz adres pracownika,
- datę zarówno wyjazdu, jak i powrotu dla każdej podróży,
- cel podróży,
- w jakim wydarzeniu lub wydarzeniach pracownik brał udział,
- podpis.
Ponadto istnieją pewne szczegółowe informacje, które muszą znaleźć się na rachunku za podróż w zależności od rodzaju zakwaterowania, na przykład, czy przysługuje dieta za hotel bez posiłków, czy w koszt wliczone było śniadanie, obiad czy kolacja.
Dieta na wyjazd z noclegiem
Oprócz informacji ogólnych (jak wspomniano powyżej) na reiseregningu należy podać następujące informacje:
- czas wyjazdu i powrotu dla każdej podróży,
- nazwa i adres kwatery,
- w przypadku kilku kwater muszą być podane daty oraz nazwa i adres każdej kwatery,
- w przypadku zakwaterowania w akademiku z dostępem do kuchni lub w kwaterach prywatnych nie ma wymogu podawania nazwy miejsca zakwaterowania,
- rodzaj zakwaterowania: hotel, pensjonat ze śniadaniem, pełnym wyżywieniem lub inne określone zakwaterowanie. W przypadku pobytu w pokoju wieloosobowym należy zaznaczyć, czy był dostęp do kuchni.
Wymóg przestrzegania określonych stawek
Oprócz prawidłowego wypełnienia reiseregningu, istnieje również wymóg, aby wynagrodzenie nie przekraczało stawek wyznaczonych przez Skatteetaten. Jeżeli wynagrodzenie przekracza określone stawki, należy od tego zapłacić podatek. Aktualne stawki można znaleźć na stronie https://www.altinn.no/starte-og-drive/arbeidsforhold/lonn/reise-og-diett/
