Budżet jest jednym z ważniejszych narzędzi do zarządzania finansami w firmie.  Bez względu na Twój poziom doświadczenia w tym temacie – w poniższym artykule znajdziesz pomocne wskazówki do wdrożenia dla siebie lub Twojej firmy.

Czym jest budżet?

Budżet jest to prognoza, która pokazuje jakich wyników możesz oczekiwać w Twojej firmie w przyszłości. Zazwyczaj przygotowuje się budżet na rok, ale możesz też zaplanować budżet na poszczególne projekty.

Jak już wspominaliśmy na początku, budżet jest ważnym narzędziem do zarządzania firmą. Jest też koniecznością przy podejmowaniu strategicznych decyzji.  Pozwoli Ci ograniczyć niespodziewane zdarzenia w firmie i wyznaczać cele dla swoich pracowników.

Najprościej ujmując – wykorzystaj rezultat z poprzedniego okresu jako podstawę i spróbuj przewidzieć zdarzenia losowe w przyszłości.

Czym jest dobry budżet?

Dobry budżet to oszacowanie przyszłości finansowej firmy, ale nie tylko. Powinien również wyznaczać cele, do których dążymy.  Gdy nie wiemy, dokąd idziemy, to idziemy donikąd. Prawidłowo wykonany budżet powinien być ambitny, ale zarazem realistyczny.

Od czego zacząć budowanie budżetu?

Zaczynamy od przeglądu kosztów w firmie jak np.: najem, wynagrodzenie, koszty towarów, auta itp.  Zawsze dodaj kilka procent ekstra do tego, co przewidujesz. Jeśli posiadasz wyniki z ubiegłego roku, zadanie to jest relatywnie łatwe. W przypadku nowej firmy jest o tyle trudniej, że musisz dokładnie przemyśleć jakie koszty mogą się w niej pojawić.

Następnie należy oszacować przychody, co w wielu branżach może okazać się dużym wyzwaniem. Jednak pewna symulacja jest lepsza od żadnej. Użyj liczb z poprzedniego roku i skoryguj je o swoje przewidywania co do dalszej działalności.  Warto odnieść koszty w stosunku procentowym do przychodu: np. zwiększenie wydatków na marketing o X% powinno zwiększyć Twoją sprzedaż o Y%.

Dobrą praktyką jest stosowanie znanych wskaźników dla poszczególnych branż, np. w branży restauracyjnej: koszt zakupu produktów spożywczych w stosunku do sprzedaży, czy też obrót na jednego pracownika w branży budowlanej.

Rozważaj różne scenariusze

Gdy masz gotowy szkielet budżetu, możesz rozważyć różne scenariusze w Twojej firmie.

• Jeśli obrót wzrośnie o 20%, o ile wzrosną moje koszty pracownicze?
• Co, jeśli zatrudnię kolejnego pracownika?
• Jakiego efektu oczekuję przy zwiększeniu wydatków na marketing o 50%?
• I wiele innych…

Aktualizuj

Z budżetem pracujemy na bieżąco. Raz wykonany, jest naszym fundamentem, który aktualizujemy np. co miesiąc i nanosimy nasze poprawki. Z czasem nabędziesz doświadczenia, a Twoje przewidywania będą coraz trafniejsze. Pamiętaj przy tym, że budżet ma być też formą samodyscypliny. Nie zwiększamy bezmyślnie kosztów, kiedy nie jest to konieczne lub wynika z nieprzewidzianych zdarzeń.

Sytuacje kryzysowe

Czasami występują sytuacje, których nie mogliśmy przewidzieć. W ostatnich latach był to koronawirus (COVID-19).  Nagle liczby bazowe z poprzedniego roku okazały się bezużyteczne.  Paradoksalnie w takiej sytuacji tym bardziej potrzebujesz budżetu.  Pomoże Ci on np.  oszacować jakie koszty jesteś w stanie udźwignąć, aby utrzymać firmę na powierzchni w kryzysowym okresie.  Patrząc na liczby łatwiej ocenić najbardziej realne scenariusze.

Budżet przepływów pieniężnych – Cash Flow

Czym jest cash flow? W dużym uproszczeniu – jest to Twój dostęp do środków pieniężnych na koncie w danym okresie.

Obrazując to w prosty sposób:

Wystawiłeś fakturę na 250 000 NOK (inkl mva) z datą 01.10. i terminem płatności 30 dni. Z kolei Twoje koszty w październiku to 100 000 NOK z datą płatności 7 dni.  Wynik finansowy w danym miesiącu jest pozytywny (jesteś na plusie), natomiast realny stan konta jest na minusie, gdyż środki za wystawioną fakturę otrzymasz dopiero za 30 dni.  Aby firma mogła działać, potrzebujesz innego finansowania. 

Dodatkowym znanym przykładem zaburzenia przepływy gotówki jest podatek VAT. Otrzymasz go od klienta dopiero, kiedy zapłaci za Twoje usługi lub towary.  Odprowadzić podatek do urzędu musisz jednak w konkretnym terminie, niezależnie od tego, czy Twój klient zapłacił fakturę.

Bez odpowiedniego cash flow bardzo łatwo dojść do punktu, gdzie musisz zapłacić więcej niż masz wolnych środków na koncie. Jest to też jeden z najczęstszych powodów upadłości firm. Dlatego jest tak ważny.

Podsumowując

Budżet jest często niedocenianym, ale podstawowym narzędziem do zarządzania finansami w firmie. Czas i środki poświęcane na wykonanie budżetu zazwyczaj zwracają się bardzo szybko.  Jeśli jeszcze nie masz przygotowanego budżetu w swojej firmie, zachęcamy do wykonania go niezależnie od jej wielkości.  Jeśli natomiast chciałbyś/-abyś skorzystać z profesjonalnej pomocy – zapraszamy do konsultacji u nas.