Czym jest personalliste ?
Jest to dokumentacja w formie papierowej lub elektronicznej, obrazująca czas pracy wszystkich pracowników w firmie. Dotyczy również tych wynajmowanych oraz tych, którzy nie otrzymują pensji. Ma ona być dostępna do ewentualnej kontroli w godzinach pracy firmy. Obowiązek prowadzenia takich list został wprowadzony, aby zwalczyć nielegalne zatrudnienie w określonych branżach.
Jakie branże mają obowiązek prowadzenia list obecności?
- Restauracje (serveringssteder)
- Catering
- Salony urody, w tym fryzjerzy
- Warsztaty samochodowe i kosmetyka samochodowa
Wszystkie firmy zarejestrowane w Brønnøysundregistrene, które mają obowiązek prowadzenia personalliste, mogą zamówić bezpłatnie takie listy (książki do wypełnienia) na stronie:
https://www.skatteetaten.no/bedrift-og-organisasjon/arbeidsgiver/personalliste/
Wyjątki od reguły
W pewnych przypadkach nie jest wymagane prowadzenie personalliste w wyżej wymienionych branżach, jeśli:
- zatrudnia się współmałżonka lub młodzież do 16. roku życia i są oni jedynymi pracownikami,
- głównym celem działalności jest zbiórka pieniędzy dla np. orkiestry, organizacji, zespołu itp., a nie działalność gospodarcza,
- tylko 25 % (lub mniej) obrotu pochodzi z działalności z obowiązkiem list obecności, a reszta pochodzi np. z wynajmu,
- zatrudnia się praktykantów na krótkoterminowy, udokumentowany staż,
- korzysta się z usług innych firm, np. fachowcy prowadzący remont w restauracji nie mają obowiązku zapisywania się na personalliste, obowiązuje ich prowadzona w ich branży lista godzin (timeliste).
Co powinna zawierać lista obecności?
- chronologiczny układ stron i linii
- imię i nazwisko pracownika
- numer personalny stały lub tymczasowy (fødselsnummer lub D-nummer), ewentualnie kod pracownika przypisany w stosowanym systemie
- czas rozpoczęcia pracy oraz zakończenia
Dodatkowo wymagane jest, aby w dokumentacji księgowej były kopie dokumentów tożsamości wszystkich osób, znajdujących się w danym miejscu pracy.
Jakie są wymagania dla list wypełnianych manualnie (manuell personalliste)?
Personalliste jest podstawą do skontrolowania pracowników obecnych fizycznie w miejscu pracy i tych wpisanych na tę listę. Zaleca się, aby lista obecności miała formę zbindowanej książki lub notesu, z ponumerowanymi stronami. Jeśli pracownicy znajdują się w kilku różnych lokalizacjach, trzeba utworzyć personalliste w każdej z tych lokalizacji. Należy na jednej stronie prowadzić tabelę ze wszystkimi pracownikami i nie tworzyć stron indywidualnych dla poszczególnych pracowników.
Lista ma być uzupełniana na bieżąco (rozpoczęcie i zakończenie pracy), linia każdego pracownika osobno, jedna pod drugą, bez pomijania linii i stron, ani wypełniania w przód lub wstecz. Należy ją wypełniać długopisem (zabronione jest używanie np. ołówka, gdyż jest łatwo usuwalny).
Jakie są wymagania dla list elektronicznych (elektronisk personalliste)?
W tym przypadku, podobnie jak wyżej, dane z listy obecności generowanej elektronicznie muszą zgadzać się z faktyczną obecnością pracowników w miejscu pracy.
Rozwiązania – system elektroniczny nie może pozwalać na łatwą możliwość edycji lub usunięcia wprowadzonych danych. Więc, na przykład, pojedyncze karty magnetyczne, arkusz excel, tabele w programach edytorskich, takie, w których łatwo dokonać zmian lub usunąć dane, mogą być niewystarczające.
Należy zwrócić uwagę, że w przypadku kontroli wymagane jest wydrukowanie bieżącej listy. Zatem wybrany program musi mieć prostą opcję wydruku dokumentu. Dopuszczalne jest także, aby taki dokument był wygenerowany i zaprezentowany na ekranie przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie księgowości.
Dodatkowo, wygenerowany plik powinien mieć układ chronologiczny i być przejrzysty. Powinien zawierać wszystkie wymagane dane na pojedynczej stronie (lub kilku stronach w przypadku większych firm). Ważne, aby nie było konieczności wyszukiwania w systemie każdego z pracowników osobno.
Brak listy obecności
Zalecamy prowadzić na bieżąco listy obecności (personalliste), jeżeli Twoja firma podlega pod taki obowiązek. W przypadku, gdy listy obecności nie są prowadzone, bądź są w nich braki i błędy, firma jest narażona na kary finansowe. Kara może zostać nałożona, jeżeli firma zostanie wyrywkowo sprawdzona przez odpowiednie urzędy (np. Skatteetaten, Arbeidstilsynet).