Arbeidsgiver og arbeidstaker kan avtale seg imellom refusjon for kost- og oppholdskostnader som påløper under tjenestereiser. Det er imidlertid klart definerte regler fra kontoret om hvilke beløp som kan betales betale den ansatte skattefrittog når de vil bli skattepliktige.
Enkeltpersoner som driver enkeltpersonforetak får fradrag kun på grunnlag av dokumenterte utgifter til mat og opphold.
Dekker ansattes reisekostnader
Har du ansatte som reiser på forretningsreise, er det viktig at du avtaler med dem hvordan reisekostnadene skal gjøres opp.
Du kan avtale vilkår med den ansatte, inkludert:
- Dekning av faktiske kostnader påløpt av den ansatte.
Arbeidsgiver returnerer tilsvarende basert på kvitteringer. - Dekning av utgifter etter skattefrie satser fastsatt av Skatteetaten.
Dette betyr at arbeidsgiver gir dietter til spesifikke satser i stedet for faktiske utgifter. - Dekning av utgifter etter egen kontrakt.
Det kan bare være det delvis refusjon, fast til et eller annet beløp, eller en kombinasjon av det ovennevnte.
1. Dekning av faktiske kostnader
For å få refusjon må den ansatte må gi arbeidsgiver originale dokumenter (kvitteringer/fakturaer) som grunnlag for betaling. Du kan levere kvitteringer i fysisk form eller som skanning eller bilde av meget god kvalitet. Du må også oppgi ytterligere informasjon. Det vil fungere bra for dette formålet Reiseregning – forside for refusjon av forretningsreiser.
For refusjon av reise- og oppholdskostnader, vennligst oppgi følgende informasjon:
- navn, etternavn og adresse til den ansatte (hvis utgiftene også gjelder andre personer, vennligst oppgi deres etternavn),
- dato for både avreise og retur for hver tur,
- Mål
- hvilket eller hvilke arrangementer den ansatte deltok på og datoene fra - til
2. Dekning til takster
Å dekke reisekostnader til satser betyr detarbeidsgiver betaler godtgjørelser etter bestemte satser, ikke i henhold til faktiske utgifter. Dagpengebeløp bestemmes vanligvis av: spesielle statlige lover, andre tariffavtaler eller individuelle kontrakter mellom bedriften og dens ansatte. De fleste selskaper velger å bruke offisielle satser.
Reiseregning – hva skal stå på reisedokumentet?
- navn og etternavn og adresse til den ansatte,
- dato for både avreise og retur for hver tur,
- Mål,
- hvilken eller hvilke begivenheter den ansatte deltok i,
- signatur.
I tillegg er det noen detaljert informasjon, som skal inngå i reiseregningen avhengig av type overnatting, for eksempel om hotellgodtgjørelse er inkludert uten måltider, om frokost, lunsj eller middag var inkludert i kostnaden.
Kosthold for tur med overnatting
I tillegg til den generelle informasjonen (som nevnt ovenfor), skal følgende opplysninger oppgis på reiselegningen:
- avgangs- og returtider for hver tur,
- navn og adresse på overnattingsstedet,
- i tilfelle av flere boenheter, må datoer og navn og adresse til hver boenhet oppgis,
- ved innkvartering på hybel med tilgang til kjøkken eller i privat overnatting er det ikke krav om å oppgi navn på overnattingsstedet,
- type overnatting: hotell, bed and breakfast, helpensjon eller annen spesifisert overnatting. Dersom du bor på sovesal, vennligst oppgi om det var tilgang til kjøkken.
Krav om å overholde visse satser
I tillegg til korrekt utfylling av reiseregningen er det også krav om å godtgjørelsen ikke oversteg satser fastsatt av Skatteetaten. Hvis lønnen din overstiger visse satser, må du betale skatt av det. Gjeldende priser finner du på https://www.altinn.no/starte-og-drive/arbeidsforhold/lonn/reise-og-diett/
