W przypadku tych z Was, gdzie księgowość firmy prowadzona jest przez autoryzowanego księgowego zasada ta jest zapewne przestrzegana. Natomiast Ci, którzy prowadzą księgowość sami, powinni zwrócić uwagę na następujące fakty.

Jeśli chcesz otrzymać pełen odpis kosztów i podatku VAT, płatności muszą być wykonane poprzez bank. Granica do płatności gotówka wynosi kr 10 000,-. Dlatego też zapłata przelewem czy też kartą kredytową za zakup powyżej kr 10 000- jest warunkiem, aby otrzymać pełen odpis kosztu i podatku VAT.

Nie przestrzegając tej zasady, podczas kontroli urzędu podatkowego, Twoje koszty, które zostały zapłacone gotówką, mogą zostać odrzucone. A w dodatku naliczone zostanie 30% kary od podatku, który powstał poprzez wycofanie kosztów.

Czy można ominąć ten przepis poprzez dokonanie płatności gotówką w ratach, np. 3 raty po kr 4 000,-? Niestety nie, gdyż liczy się całkowita kwota zakupu. Co więcej, granica 10 000,- nie dotyczy tylko konkretnego zakupu. Jeśli w ciągu roku płacisz gotówką za małe zakupy u tego samego dostawcy, też obowiązuje Cię limit 10 000,- na rok za całość Twoich zakupów.

Jedyny wyjątek stanowi zakup paliwa na tej samej stacji benzynowej. Jeżeli w tym wypadku część zakupu będzie dokonana gotówką i roczna kwota zakupu przekroczy kr 10 000,-, dalej masz prawo do odpisu kosztu paliwa, jak również podatku VAT (varebil).

Także wynagrodzenie powinno być regulowane z konta bankowego. Jeżeli w ciągu roku wypłaciłeś danemu pracownikowi wynagrodzenie w gotówce przekraczające łącznie kr 10 000,-, to nie możesz odpisać tego kosztu. Dodatkowo, przy tym przepisie należy zwrócić uwagę na roczne wynagrodzenie pracownika – jeżeli wynosi ono kr 12 000,- brutto, z czego kr 9 000,- zostało wypłacone gotówką, a kr 3 000,- odprowadzone do urzędu jako zaliczka na podatek, firma ma prawo otrzymać odpis. Natomiast jeśli wynagrodzenie roczne wynosi kr 320 000,-, a firma wypłaciła pracownikowi kr 5 000,- w gotówce, to i tak firma nie otrzyma odpisu (wynagrodzenie netto większe niż 10 000).

Kolejną sprawą, o której warto wspomnieć, jest zakup towarów i produktów bezpośrednio związanych z nasza działalnością o wartości powyżej kr 1 000,- (z VAT). Jeśli płacicie gotówką za zakup towaru o wartości powyżej 1 000,- z VAT, nazwa firmy musi być na rachunku. W przeciwnym razie firma traci możliwość odpisania kosztu podatku VAT w księgowości.

Podsumowując, w celu uzyskania odpisu kosztów w związku z prowadzona działalnością zalecamy dokonywać płatności kartą bądź przelewem bankowym.