Kontrola księgowości przeprowadzana przez urząd podatkowy rozpoczyna się listem poprzedzającym. List zawiera zbiór pytań, na które przedsiębiorca musi odpowiedzieć.

Kontrola nie musi być niczym uargumentowana. Czasami urząd podatkowy obiera konkretną branżę i typuje firmy do kontroli. Dlatego też sama informacja o kontroli nie jest powodem do obaw.
Rzadko zdarza się, aby kontrola odbyła się bez zapowiedzi. Dzieje się tak zazwyczaj w sytuacji, gdy urząd dostał informacje o łamaniu prawa w danej firmie.

Przebieg kontroli

Pierwsze spotkanie zazwyczaj ma miejsce w siedzibie firmy. Osoba reprezentująca firmę zobowiązana jest odpowiedzieć na pytania urzędnika i udostępnić dokumentację firmy: dokumenty księgowe, korespondencje, czy inne dokumenty zapisane na komputerze.
Czasami kontrolowana jest cała księgowość firmy, w innych przypadkach tylko dana część. Taka kontrola zazwyczaj ogranicza się do 3 ostatnich lat.
W przypadku podejrzeń łamania prawa może zostać rozszerzona o kolejne lata.

Biuro księgowe może reprezentować firmę podczas kontroli

Kontrola najczęściej nastawiona jest na znalezienie błędów w księgowości związanych z podatkiem VAT czy też wydatków, które według przepisów nie są kosztem firmy.
W praktyce taka kontrola często rozciąga się w czasie. Urząd ma nowe pytania i oczekuje dodatkowej dokumentacji. Przez to, że jest to proces czasochłonny, jest jednocześnie kosztowny.

Jak można przygotować się na kontrolę? 

• Korzystaj z autoryzowanego biura, jeśli już płacisz komuś za prowadzenie księgowości. Takie biuro ma prawo reprezentować Cię przed urzędem. Z racji doświadczenia cały proces przebiega sprawniej. Twój księgowy jest zorientowany w sytuacji firmy od strony księgowej.
• Rozsądne może być korzystanie z biur, które używają systemów księgowych o stabilnej pozycji na rynku. Takie systemy mają rozbudowane możliwości generowania raportów, co może ułatwić kontrolę.
• Niektóre systemy online mają opcję, aby udostępnić część księgowości kontrolerowi. To też znacznie ułatwia cały proces.
• Dobry księgowy to ten, który kwestionuje Twoje dokumenty. Jeśli Twoje biuro wrzuca w koszty wszystko, co sobie życzysz, to w zasadzie marnujesz swoje pieniądze. Wiele rzeczy wyjdzie podczas kontroli. Przy natrafieniu na ewidentne błędy w księgowości urząd będzie kontrolował lata poprzednie. Znajdź biuro z doświadczeniem, które będzie doradzać jak optymalizować Twoje podatki w sposób legalny.
• Sprawdź wiele ofert przy wyborze biura księgowego. Oceń stosunek ceny do jakości. Tanio nie zawsze znaczy dobrze. Przy kontroli biuro zafakturuje Cię za wiele godzin swojej pracy. Jeśli księgowość była prowadzona w sposób nierzetelny, cena będzie wyższa.

Najczęstsze braki odkryte podczas kontroli

• Źle zaraportowany lub niezaraportowany podatek ZUS.
• VAT odpisany w księgowości w sytuacji, gdzie nie było prawa odpisu.
• Koszty w księgowości, które zredukowały podatek, ale były nieuzasadnione.

W konsekwencji wszystkie braki należy uzupełnić. Zwrócić odpisany podatek VAT, zaraportować ZUS czy skorygować podatek. Do tego dochodzi kara, zazwyczaj w wysokości 30% tych podatków i inne kary.

Warto patrzeć perspektywicznie na prowadzenie księgowości. Jeśli prowadzisz niedużą firmę i masz wolny czas – możesz prowadzić księgowość sam. Jeśli natomiast czujesz, że nie masz do tego kompetencji lub wolisz skupić się na rozwoju swojego biznesu, warto zlecić prowadzenie księgowości firmie zewnętrznej. Pamiętaj przy tym, że Twoja obecna księgowość może podlegać kontroli także za kilka lat.