Jesteśmy w gorącym okresie przedświątecznym, a co za tym idzie, pojawia się zagadnienie jak rozliczać prezenty czy spotkania świąteczne organizowane dla pracowników, klientów czy innych partnerów biznesowych.
Organizujesz spotkanie w restauracji dla klientów czy współpracowników i nie jesteś pewny jakie kwoty możesz wliczyć w koszty firmy? Co możesz dać w prezencie klientom bez konieczności opodatkowania? Co z prezentami posiadającymi firmowe logo? Lub wydarzeniem promocyjnym dla klientów? Poniżej przedstawiamy ogólne zasady dla rozliczenia prezentów i kosztów reprezentacyjnych.

Jakie obowiązują zasady dotyczące możliwości odliczenia podatku od zorganizowanego poczęstunku lub spotkania w restauracji?

Główna zasada mówi, że od kosztów reprezentacyjnych nie można odliczyć podatku, ale jeśli będziesz trzymał się poniższych zasad, będziesz do tego uprawniony.

Cel

Celem spotkania jest zapoznanie się z działalnością lub ma ono bezpośredni związek z negocjacjami lub demonstracją towarów. Nie możesz przyprowadzić swojego kumpla na lunch i uzyskać odliczenia podatku, chyba że ma on powiązanie z Twoją firmą, na przykład z dostawcą lub klientem. Cel spotkania musi być udokumentowany i musi mieć coś wspólnego z Waszą pracą.

Koszt

Jak duży może być rachunek? Koszt na osobę nie może przekroczyć kwoty 468 kr (kwota zawiera alkohol, ale nie wysokoprocentowy tzw. brennevin). Jeśli przekroczysz tę kwotę, koszt ten nie podlega odliczeniu podatku, ale zapłatę za rachunek możesz wliczyć w koszty firmy.

Jeśli koszt jest nieproporcjonalnie wysoki lub cel spotkania nie jest związany z firmą, koszt powinien zostać poniesiony przez uczestników spotkania.

Czas

Spotkanie musi nastąpić w określonych godzinach, które są rozsądne w stosunku do celu spotkania, najlepiej w czasie pracy i blisko miejsca pracy. Jeśli spotkanie zostanie zorganizowane przy obiedzie, godzina spotkania musi temu odpowiadać. Czy spotkanie odbywa się w godzinach popołudniowych? Czy są jakieś paragony z zakupów w późnych godzinach nocnych, które nie odpowiadają spotkaniu przy obiedzie?

Alkohol

Paragon za zakup alkoholu wysokoprocentowego nie może stanowić dowodu na odliczenie podatku. Tutaj nie ma wyjątku od reguły. Jeśli na paragonie widnieje zakup wina czy piwa, oczywiście w rozsądnych granicach, możemy to wliczyć w koszty firmy.

Dokumentacja

Zakup musi być udokumentowany fakturą lub paragonem. W przypadku spotkania jego uczestnicy muszą być wspomniani przez pełną nazwę firmy, którą reprezentują. Ponadto należy udokumentować cel spotkania.

Czy możesz zaprosić klientów na świąteczną kolację?

Osoby, które nie są powiązane z firmą, mogą uczestniczyć w świątecznej kolacji, którą w Norwegii nazywamy julebord, ale musisz przestrzegać zasad wymienionych powyżej. Koszt na osobę nie może przekroczyć 468 kr, aby można było odliczyć od niego podatek.

Ile możesz dać klientom w prezencie, aby można było to odliczyć?

Podatek od prezentów jest odliczany jeśli koszt na osobę nie przekracza 260 kr. Dotyczy to również prezentów podarowanych jako przedmioty promocyjne, na przykład przedmioty z logo firmy. Jeśli prezent ma większą wartość niż 260 kr, nie podlega odliczeniu. Jeśli wartość prezentu jest niestosownie wysoka, to będzie on opodatkowany dla odbiorcy.

Natomiast koszty wieńców na pogrzeb można odliczyć bez względu na limit kwoty.

Zasady dotyczące prezentów i kosztów reprezentacyjnych mogą być trudne do zrozumienia i pozwalają na jakąś interpretację. Nasza rada dla Ciebie brzmi: nie jesteś pewien, skonsultuj się! Jeśli planujesz duże wydarzenie dla klientów, skonsultuj się z księgowym, jak postępować zgodnie z przepisami. Nie masz pewności, czy prezent, który podarujesz, jest droższy niż dozwolony? Sprawdź to i poważnie potraktuj zasady. Jeśli nie masz pewności co do wartości prezentu, który dostałeś, bądź ostrożny przy przyjmowaniu go.

Nie jesteś pewny – sięgnij po poradę

Kwestie wrażliwe na prawo podatkowe to obszary, w których zarówno revisor, jak i władze są wyjątkowo surowe. W związku z tym, nie powinniśmy ryzykować, że klienci lub partnerzy biznesowi zostaną zgłoszeni do odpowiednich władz przez nieodpowiednie kwoty, ponieważ firma nie przestrzegała zasad. W związku z tym wskazane jest skonsultowanie się z księgowym, jeśli masz wątpliwości, co zrobić w różnych przypadkach.