Załóżmy, że mamy potrzebę aby nas, naszą spółkę lub nasze interesy reprezentowała osoba fizyczna na terenie Polski. W takim przypadku musimy przekazać danej osobie w Polsce nasze pełnomocnictwo. Możemy podejść do tego w następujący sposób:

1. Osoba przebywająca na terenie Norwegii może napisać pełnomocnictwo sama pod warunkiem, że ma wiedzę jak takie pełnomocnictwo powinno wyglądać i co powinno znaleźć się w jego treści.
2. Zlecić zdalnie przygotowanie takiego dokumentu notariuszowi w Polsce.

O czym należy pamiętać przy tworzeniu pełnomocnictwa?

– musi być napisane w języku polskim jeżeli ma być wykorzystane w Polsce – zaoszczędzi to kosztu tłumaczenia,

– danej osobie dajemy odpowiednio szeroki zakres uprawnień, staramy się uwzględnić przeróżne scenariusze, aby dane pełnomocnictwo miało zastosowanie we wszystkich scenariuszach przez nas prognozowanych,

– jeżeli pozostajemy w związku małżeńskim, a pełnomocnik ma reprezentować nasze prywatne interesy (np. zakup domu w Polsce) to pełnomocnictwa musi udzielić również współmałżonek/ka.

Gdy nasze pełnomocnictwo jest już gotowe możemy przejść do etapu uzyskania poświadczenia notarialnego w Norwegii.

Jak się do tego zabrać?

1. Szukamy odpowiedniej komórki, która działa zazwyczaj przy sądzie na naszym terenie. W Oslo to Oslo Tinghus  znajdujący się pod adresem: C. J. Hambros plass 4. Notarius publicus znajduje się na 5.piętrze.

2. W dobie pandemii musimy wcześniej umówić takie spotkanie, co możemy zrobić w dość łatwy sposób, wysyłając wiadomość na Oslo bygfondembetes e-post. Konkretne dane dot. Oslo znajdziemy pod linkiem: https://www.domstol.no/Enkelt-domstol/oslo-byfogdembete/notarius-publicus/om-notarialbekreftelser/

3. W odpowiedzi na naszą prośbę otrzymamy wiadomość zwrotną z proponowaną datą i godziną wizyty.

4. Już podczas samej wizyty w urzędzie musimy przedstawić treść pełnomocnictwa, kto komu go udziela, a także podpisujemy się na końcu dokumentu w obecności notariusza – nie podpisujemy dokumentu przed wizytą! Notariusz potwierdza także naszą tożsamość, więc trzeba zabrać ze sobą dokument tożsamości, najlepiej paszport.

5. Za potwierdzenie notarialne pobierana jest opłata – od 01.01.2021 to 299 kr., płatne kartą bezpośrednio w placówce.

Notariusz przybił pieczęcie, opłata pobrana, mamy już ‘formalne’ pełnomocnictwo. Tutaj nasza historia zakończyłaby się, gdybyśmy potrzebowali pełnomocnictwa na terenie Norwegii, ale jeżeli zależy nam na reprezentacji za granicą, to musimy zrobić jeszcze jedną wycieczkę do urzędu, aby uzyskać Apositlle. Jest to nic innego jak zalegalizowanie (uprawomocnienie) naszego dokumentu.

Gdzie możemy uzyskać Apostille?

Apostille możemy uzyskać w w Oslo w instytucji Statsforvalteren i Oslo og Viken, adres: Holberg Terrasse, Stensberggata 27 w Oslo. Ze względu na pandemię co jakiś czas zmieniają się godziny otwarcia, także warto przed wybraniem się sprawdzić obecny status:

https://www.statsforvalteren.no/nb/oslo-og-viken/folk-og-samfunn/apostillestempel-pa-dokumenter/

Po uzyskaniu stempla nasze pełnomocnictwo jest już kompletne, ma pełnię mocy prawnej i możemy je przesłać pocztą/przekazać do Polski.

To już prawie koniec historii, ale… większość notariuszy życzy sobie, aby Apostille zostało przetłumaczone na język polski – oryginalnie jest w języku angielskim, z informacją w jakim kraju będzie używane. Do tego potrzebujemy tłumacza przysięgłego, który przetłumaczy nasz dokument, co możemy załatwić już w pełni zdalnie.

Na koniec kilka tipów:

1. Na wizytę w Oslo Tinghus czeka się czasami 2-3 tygodnie, więc czas na załatwienie w pełni kompletnego pełnomocnictwa wraz z przesyłką do PL to nawet kilka tygodni – miejmy to na uwadze.
2. Wiele urzędów przyjmuje osoby tylko po wcześniejszym umówieniu się na wizytę, co jakiś czas aktualizowane są godziny/dni przyjęć interesantów, więc przed wizytą sprawdźmy na www jak w chwili obecnej wygląda sytuacja.
3. Chcąc załatwić w Oslo zarówno poświadczenie notarialne, jak i legalizację jednego dnia, najlepiej umówić się w Oslo Tinghus, tak aby zdążyć tego samego dnia odwiedzić Statsforvalteren.
4. Przed wysyłką pełnomocnictwa warto zrobić skany, aby mieć kopię dokumentu.
5. Tłumaczenie przysięgłe Apostille najlepiej uzgodnić z polskim notariuszem już przed samą finalizacją sprawy, być może włada językiem angielskim tak dobrze, że tłumaczenie okaże się zbędne.

Procedura w skrócie – 4 kroki:

1. Pełnomocnictwo napisane osobiście lub przez notariusza w Polsce.
2. Poświadczenie notarialne u lokalnego Notarius Publicus, w Oslo adres: C. J. Hambros plass 4.
3. Legalizacja poświadczenia – Apostillestempel – w Statsforvalteren i Oslo og Viken, Holberg Terrasse, Stensberggata 27.
4. Ewentualne tłumaczenie notarialne Apostille w Polsce.

 *Powyższy przykład został opisany z podaniem adresów urzędów w Oslo.