W ciągu ostatnich 5 lat współpracowaliśmy z ponad 500 firmami. Wiele z nich działa w branży budowlanej.
Częstym problemem właścicieli firm w fazie wzrostu jest brak czasu na administrację firmy. Na podstawie doświadczenia i rozmów z naszymi klientami prezentujemy 8 automatyzacji jakie pomogą zaoszczędzić czas administracyjny w Twojej firmie.
Jeśli prowadzisz firmę, która zatrudnia pracowników i obsługuje wiele projektów na raz, rady te są dla Ciebie.
1. System do zarządzania projektami
Taki system jest niezbędny, kiedy obsługujesz wiele projektów w tym samym czasie. Program tego typu może być dedykowany dla konkretnej branży. Wiele firm decyduje się na zakup popularnych systemów na rynku i dostosowuje je do swoich potrzeb.
Poniżej przykłady systemów z jakich korzystamy my lub nasi klienci. Systemy te pozwalają na kontrolę przepływu pracy i komunikację z zespołem w bardzo efektywny sposób.
https://24sevenoffice.com/no/erp/prosjektstyring/
2. Integracja banku z systemem księgowym
Jeśli Twoja firma otrzymuje 30 lub więcej dokumentów zakupowych miesięcznie, warto zintegrować bank z systemem księgowym. Obecnie niemal wszystkie systemy księgowe posiadają taką możliwość.
Jak to działa?
Dostawcy firmy otrzymują e-mail systemowy jako adres do wysyłania faktur lub wysyłają je w formacie EHF. Jako właściciel oszczędzasz czas na logowaniu do nettbanku, przepisywaniu nr KID i nr konta. Znacznie ograniczasz też purringi i inkasso, ponieważ wszystkie faktury trafiają do systemu na czas. Wystarczy zalogować się na system księgowy np. raz w tygodniu i zatwierdzić płatności za pomocą SMS.
Czy na pewno będę miał kontrolę nad fakturami?
Tak! W sytuacji, gdzie występuje wiele błędów w fakturach przychodzących można aktywować dodatkowy moduł zatwierdzania faktur. W module tym osoba odpowiedzialna w firmie za admnistrację może kliknięciem zatwierdzić fakturę, odrzucić lub cofnąć do księgowego z komentarzem przed zaksięgowaniem.
3. Fakturowanie z numerem KID
Jeśli wystawiasz większą ilość faktur do swoich klientów warto używać nr KID. Pozwoli Ci to na szybsze monitorowanie braku płatności i reakcje.
4. Rejestrowanie czasu pracy w aplikacji
Jako firma działająca w branży budowlanej zobowiązany jesteś prowadzić spis czasu pracy (timelisty). Kiedy pracownicy rejestrują czas w aplikacji, na koniec dnia masz gotowy raport i sumę godzin na danym projekcie. W firmach, gdzie występuje wiele mniejszych projektów jest to bardzo ważne. Brak wiedzy o efektywności pracowników na projekcie bardzo często decyduje o tym, czy projekt będzie rentowny. Pomimo, że takie aplikacje kosztują 150-250 koron za sztukę w zależności od systemu, zysk z wprowadzenia takiego rozwiązania jest niewspółmiernie większy.
Przykład: https://www.busy.no/
5. Raporty w czasie rzeczywistym
Kiedy już zintegrujesz bank z systemem księgowym, ważny jest dostęp do raportów księgowych w Twojej firmie. W sytuacji, kiedy dokumenty zakupowe przychodzą na system na bieżąco możesz ustalić z Twoim księgowym jak często dokumenty mają być księgowane. W sytuacji, gdzie otrzymujesz raport 2 miesiące po zakończonym terminie, na reakcje jest już za późno. Księgowość prowadzana na bieżąco, pozwala Ci podejmować szybsze i bardziej trafne decyzje w firmie.
6. Refakturowanie kosztów na projekt
Prowadząc projekty, które opiewają na kwotę wyższą niż 300 000 NOK zobowiązany jesteś do prowadzenia księgowości projektowej. Oznacza to ze wszystkie dokumenty sprzedażowe, zakupowe i pensje powinny być księgowane na projekt.
Księgowość projektowa: https://mtagroup.interme.pl/pl/ksiegowosc-projektowa-firmy-budowlane/
Obecne systemy księgowe pozwalają na refakturowanie kosztów i godzin bezpośrednio w module projektowym.
Co to oznacza?
Dokumenty które zostały zaksięgowane na dany projekt można jednym kliknięciem przenieść do faktury sprzedażowej i dodać ewentualnie swoją marżę czy też inne dodatkowe pozycje. Sam decydujesz czy faktura zakupowa ma się wysłać do klienta jako załącznik.
Z doświadczenia naszych klientów wiemy, że znacznie oszczędza to czas poświęcany na kontrolę i fakturowanie pracy wykonanej na projekcie.
7. Biuro w chmurze
Trzymaj dokumenty firmowe na dysku zewnętrznym lub serwerze, a nie lokalnie na komputerze. Zapewni Ci to dostęp do dokumentacji firmowej z każdego miejsca na Ziemi, niezależnie od tego, czy masz przy sobie firmowy komputer. Dodatkowym autem jest bezpieczeństwo utraty danych. Aplikacje mają swoje backupy dzięki czemu nie musisz się martwić o utratę danych w sytuacji zniszczenia sprzętu.
Przykładem takich aplikacji może być Google Drive lub Dropbox.
8. Wysyłaj dokumenty księgowe na bieżąco
Wielu przedsiębiorców kompletuje dokumenty księgowe w ostatniej chwili, tj przed upływem terminu VAT. Wyrób sobie nawyk wysyłania dokumentacji księgowej na bieżąco za pomocą aplikacji lub na e-mail Twojego systemu księgowego.
Mojej firmy nie stać na zakup dodatkowych aplikacji
Zachęcamy do ćwiczenia w postaci wyliczenia sumy swoich zarobków z firmy i podzielenia tego przez ilość godzin w roku, aby uzyskać swoją realną stawkę godzinową.
Jeśli dana aplikacja zaoszczędzi Twój czas nawet w niewielkim stopniu, a kosztuje mniej niż jedna Twoja roboczogodzina, to zawsze inwestycja w automatyzacje jest dobrym pomysłem.
Jeśli chciałbyś porozmawiać o tym, czy któreś z wymienionych rozwiań sprawdzi się w Twojej firmie, umów się na niezobowiązującą konsultację poniżej.
