For å redusere det svarte arbeidsmarkedet har Skattekontoret innført ny forskrift om bruk av kassaapparater i Norge fra 2019. La oss først diskutere hvem som har kassaplikt og unntak fra denne regelen.

• Alle enheter hvor det foregår kontantsalg skal ha kassaapparat, det vil si at betaling skjer samtidig med at varene eller tjenestene leveres. Det spiller ingen rolle om det er en kontantbetaling, et debetkort, et kredittkort eller et gavekort.
• Følgende enheter trenger ikke ha nye kassesystemer:

1. drive dispensasjonsvirksomhet (uten fast utsalgssted) eller sporadisk, der kontantsalg ikke overstiger nivået på 3G i regnskapsåret (dvs. kr 280 902 i 2018),
2. salg fra salgsautomater,
3. kontantsalg som ikke overstiger KRW 50 000 netto etter mva i regnskapsåret,
4. drosjesjåfører,
5. aktiviteter som har fått dispensasjon.

Fra 2019 skal alle enheter som driver kontantsalg ha kassasystemer på sine faste salgssteder som er godkjent av Skattekontoret. I tillegg, ved faste utsalgssteder, må kassaapparatet ha innebygd kassaskuff. Dette betyr ikke at alle enheter som driver kontantsalg må kjøpe nytt kassaapparat fra 2019, det er nok å oppdatere programvaren til en godkjent av Skattekontoret.

Nedenfor er en lenke med liste over kassesystemer som kan brukes etter 2019. Sjekk om programvaren din er oppført:

Godkjente salgssteder

I følge den nye forskriften skal kassaapparatet inneholde opplysninger om modell, type og versjon av kassaapparatet.

Kassasystemet skal ha eget identifikasjonsnummer og produktoppgave, såkalt produkterklæring, godkjent av Skattekontoret. Kasseprogramvaren skal alltid ha en oppdatert og lett tilgjengelig produktbeskrivelse, en liste over funksjoner og en beskrivelse av hvordan du kontrollerer kasseapparatet. Dette er spesielt viktig ved kontroll (bokettersyn).

Nå, i detalj, hva kassaapparatet ditt må kunne gjøre:

• Må kunne produsere en standardfil i XML-format (SAF-T: Standard Audit File-TAX) for revisor eller skattekontor.
• Til syvende og sist må den produsere salgsrapporter, den allerede kjente Z-rapportøren. Rapporten skal foreligge 30 minutter etter salgsslutt. Rapporten skal lages selv om ingenting ble solgt den dagen. Husk at disse rapportene skal oppbevares i en periode på 5 år, dette er en viktig informasjonskilde ved eventuell kontroll.
• Salg skal registreres direkte til operatør/selger, dersom kassa har en slik funksjon. Dersom bedriften har 4 ansatte, bør hver ansatt ha sin egen konto.
• Ved retur skal kassa produsere den såkalte returkvittering / returkvittering som viser teksten «RETURKVITTERING». Returbetalingen til kunden skal dokumenteres med kundens signatur og telefonnummer, og beløp og årsak til returen skal være med på kvitteringen.
• Må kunne skrive ut kopi av «KOPIKVITTERING». På kvitteringen skal det tydelig stå «KOPI».
• Ved opplæring skal alle kvitteringer merkes med teksten "TRENINGSKVITTERING-IKKE KVITTERING FOR KJØP". Ved opplæring skal kvitteringer ha eget løpenummer.
• Hvert utsjekkingssted skal være utstyrt med en skriver.
• For restauranter skal salgsrapporter som skrives ut fra kassa dele salget inn i følgende produkter: mat, øl, vin, sterk alkohol (brennevin), søppel/cider, mineralvann, annen drikke, tobakk, andre produkter. I tillegg må inngangsbilletten eller garderobeavgiften også registreres i kassa.
• Ved bransjer som skjønnhetssalonger eller frisører skal salgskvitteringen dele opp salg i tjenester og varesalg. Ved flere ansatte skal hver av dem ha sin egen konto i kassa, slik at salgsrapporten deler opp salg i ansatte, tjenester og produkter. Hårklipping må skilles fra andre tjenester.
• Dersom kassaapparatet også brukes til å registrere salg som da vil bli fakturert, bør du skrive ut en kvittering som viser hva som ble solgt. Kvitteringen skal merkes med teksten "UTLEVERINGSKVITTERING- IKKE KVITTERING FOR KJØP". Denne teksten er ment å være 50% større enn teksten som indikerer hva som ble kjøpt. I tillegg skal faktureringskvitteringen være detaljert på Z-rapporten.

Det nye regelverket presiserer at det ikke lenger er nok å spørre kunden om han eller hun vil ha kvittering. Kvitteringen skal alltid skrives ut og leveres til kunden. I tillegg kan systemet ikke skrive ut mer enn én kopi av en kvittering for en kunde. Det er selvfølgelig også mulig å sende kvitteringen elektronisk til kunden. Da skal uttrykket "ELEKTRONISK SALGSKVITTERING" stå på kvitteringen.

Ved manglende overholdelse av det nye regelverket vil det bli pålagt gebyrer for enheter som selger kontanter. Dette vil være 10 ganger rettsgebyret, det vil si kr 11 300. Ved gjentatte krenkelser av rettighetene innen en periode på 12 måneder fra ileggelse av forrige gebyr økes straffen til 20 ganger rettsgebyret (kr 22 600) bokføringsloven § 15a .

Er du usikker på om kassasystemet ditt oppfyller kravene og ønsker å foreta en intern systemsjekk inviterer vi deg til en konsultasjon.